Þessi liður inniheldur:
Leiðbeiningar
Nákvæm kostnaðaráætlun/Tilboð/Útboð
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra kaflanum
Hér er um að ræða mjög öflugt “kerfi í kerfinu”. Með þessu kerfi eru gerðar kostnaðaráætlanir, tilboð, útboð og verklýsingar. Unnin er áætlun sem síðan má prenta út í einhverju af þessum fjórum formum eða í þeim öllum. Endanlegar áætlanirnar eru vistaðar undir Gögn í þessum sama kafla og þær eru jafnframt færðar með viðeigandi skipunum inn í kaflana, 2.2 Verklýsingar, 2.3 Magntölur, 2.6 Verkáætlun og 3.8 Verkuppgjör. Þetta sparar mikinn tíma fyrir notandann, þar sem uppsetning verksins og öll viðkomandi gögn, eru þar með komin inn í þau kerfi og tilbúin til þeirrar áframhaldandi vinnu sem þar er unnin á hverjum stað.
Áætlanirnar eru unnar þannig að valin er annað hvort tóm áætlun til að vinna út frá, eða stöðluð áætlun. Sé tóm áætlun valin þá birtist byggingarverðskrá Byggingarlykils Hannarrs á skrjánum, flokkuð niður í þá flokka og kafla sem í henni eru og hver magntöluliður sundurliðaður í efni vinnu og annað (vélar og flutninga). Áætluninni er gefið nafn og síðan valinn liðurinn, Útbúa áætlun.
Lárétt stika sýnir þá flokka sem notaðir eru í áætlununum og er valinn sá flokkur sem vinna skal með hverju sinni og birtast þá kaflar þess flokks. Áætlunin er síðan unnin áfram þannig að farið er inn á þann kafla og undirkafla, þar sem finna má þann magntölulið sem við á. Þetta er gert með því að lita kaflann sem opnar þá á undirkaflana og lita undirkaflann sem opnar þá á magntöliliðina. Þar er sett inn það magn sem við á og ýtt á „Enter“ á tölvunni til að festa það inni. Ef ekkert annað er gert þá reiknast liðurinn út frá verði byggingarverðskrárinnar, en notandinn getur breytt því ef hann vill og einnig texta liðarins.
Vilji menn bæta við einingum þá er það gert þannig að farið er inn á þann undirlið sem við á og farið síðan í neðstu línu flokksins og valinn þar plúsinn. Kemur þá upp nýr gluggi þar sem færðar eru inn upplýsingar um eininguna (nýja liðinn), lýsing, verð, eining og magn og liðurinn vistaður þannig og er hann þá orðinn hluti af verkinu.
Í dálkinum “Lýsing” er verklýsing hvers undirkafla, sem gildir fyrir magntöluliði undirkaflans. Þar er einnig víða liður sem heitir Almennt og er fyrsti liðurinn í kafanum. Það er í þeim tilvikum verklýsing sem gildir almennt um magntöluliði kaflans. Þessar verklýingar tekur áætlunin sjálfkrafa með sér í verkið, þ.e. þá verklýsingu sem á við um þann magntölulið sem valinn er og almennu verklýsinguna, ef hana er að finna.
Þessar verklýsingar þarf að yfirfara og aðlaga því verki sem verið er að vinna í hverju tilviki. Það er gert með því að klikka á reitinn með verklýsingunni (sýnir myndavél) þá kemur verklýsingin fram á skjáinn og þar má þá breyta henni að vild.
Þegar þetta hefur verið gert þá er áætlunin tilbúin og þá má prenta hana út sem kostnaðaráætlun, tilboð eða útboð. Einnig er val um að prenta áætlunina út með sundurliðun í efni vinnu og annað, eða ekki og einnig að prenta eingögnu út vinnuþáttinn, en það er gert ef reikna þarf út virðisaukaskattinn á vinnu á byggingarstað t.d. vegna endurgreiðslu á honum. Um leið fást ágætar upplýsingar til að nota við verkáætlanagerðina.
Sé áætlunin prentuð út sem útboð þá má gera það í Excelformi og er hún þá tilbúin til að senda út til væntanlegra bjóðenda, ásamt tilboðsblaði, í því formi. Hér er um að ræða hefðbundna magntöluskrá. Með magntöluskránni er síðan einnig prentuð út verklýsingaskráin í PDF formi, sem er t.d. hluti af útboðsgögnum fyrir viðkomandi verk.
Útprentunin fer þannig fram að valið er vinstra PDF merkið í hausnum og kemur þá upp gluggi sem nefnist “Útbúa PDF”. Þarna er valið á milli þess að prenta gögnin út sem kostnaðaráætlun, tilboð, útboð eða verklýsingar, eins og áður er nefnt, með sundurliðun verðs eða ekki og þarna eru færðar inn bókanir eða skýringar ef notandinn vill gera það. Á þessum stað er einnig fært inn hver færir gögnin, hvar og hvenær þau eru færð og símanúmar viðkomandi. Sumt af þessu kemur sjálfkrafa inn þ.e. þær upplýsingar sem hafa verið færðar inn á svæð Sillingar (lógó), en þeim færslum má breyta.
Til að flýta fyrir þessari vinnu og til að auka líkur þess að ekkert gleymist þá er boðið upp á þá leið í BYGG-kerfinu að vinna áætlanir út frá stöðluðum áætlunum.
Þessar áætlanir vinnast á sama hátt og lýst er hér á undan, nema hvað þá er kerfið búið að tína til þá liði sem stöðluð áætlun gerir ráð fyrir og magnsetja þá. Þetta eykur öryggið og er verulega vinnusparandi þegar hægt er að fara þessa leið.
Kerfið býður einnig upp á að prenta kostnaðaráætlanirnar, tilboðið, útboðið eða verklýsingarnar beint inn á svæðið Gögn í þessum sama kafla og er það gert á sama hátt og lýst er hér á undan, nema að þá er hægra PDF merkið valið og færast þá gögnin beint inn á það svæði (undirkafla) í PDF formi. Þar eru þau þá geymd í PDF-formi og þjóna því hlutverki að vera öryggisafrit, þar sem þeim verður ekki breytt, á meðan gögnunum sem eru á svæðinu “Nákvæmar kostnaðaráætlanir, tilboð og útboð” má breyta hvenær sem er, af þeim sem hefur fullan aðgang að verkinu.
Magntöluskrá útboðsins má einnig vista með einni skipun inn á svæðið Gögn í kaflanum “Magntölur” í Samningsflokknum til frekari vinnslu þar, en þær verða þá hluti af heildarútboðsgögnum fyrir verkið. Sama má gera við verklýsingarnar sem fara inn á svæðið Gögn í kaflanum Verklýsingar í Samningsflokknum. Þetta er gert með því að velja hægra PDF merkið og síðan skipun sem vísar á þessi svæði á hvorum staðnum fyrir sig. Sjá nánar lýsingu á kafla “2.1 Útboð”