Þessi liður inniheldur:
Leiðbeiningar fyrir gerð verkáætlunar
Verkáætlun, kerfi í kerfinu til að vinna verkáætlanir, auk þess sem þar er hjálparvél til að reikna verktíma einstakra verka
Gögn, form fyrir vistun gagna sem tilheyra liðnum
Hér er að finna form til að nota við gerð verkáætlunar. Reglan er að gera ætíð verkáætlun fyrir framkvæmdir og oftast er það ófrávíkjanleg krafa verkkaupa að fyrir liggi slík samþykkt áætlun áður en gerður er samningur við verktaka.
Verkáætlunarkerfi þetta er Gantt-kerfi í Excel og má flokka það sem einfalt áætlunarkerfi, en þó með töluverðum möguleikum sem notendur geta nýtt sér, ef þeir eru tilbúnir að læra á þá.
Verkáætlun sýnir framgang verksins eins og verktaki áætlar hann í upphafi. Verkáætlunin er síðan endurskoðuð reglulega á meðan á framkvæmdum stendur. Við það skal hafa í huga að samþykktri verkáætlun má ekki breyta, nema til komi samþykki beggja aðila. Einnig að breytingar á henni hafa oftast í för með sér nýjar ákvarðanir um annað sem snertir verkið, svo sem mönnun, tímasetningu, efnisöflunar o.þ.h.
Með verkáætluninni skal leggja fram yfirlit yfir áætlaðan fjölda starfsmanna við verkið á hverjum tíma.
Undir sama lið Í kerfinu er reiknivél sem nefnd er Verkáætlun – verktímareiknivél og er hún hjálpartæki til að reikna lágmarksverktíma verkþátta miðað við mismunandi forsednur, svo sem mönnun, vinnutíma o.s.þh.
Undirverktakar í verkinu skulu samþykkja sinn hluta áætlunarinnar með undirritun sinni.
Grunnforsendur verkáætlunar eru sá tími sem tekur að framkvæma hvern verkþátt og sú röð sem vinna má verkþættina. Tíminn ákvarðast annars vegar af því hversu mikil vinna liggur í verkþættinum og hins vegar hversu margir vinna að honum.
Röð verkþáttanna ákvarðast af því hvað þarf að vera búið að framkvæma, áður en sá verkþáttur getur hafist sem verið er að fjalla um hverju sinni.
Suma verkþætti má vinna í samfellu og klára þá eftir að byrjað er á þeim, en flesta verkþætti þarf að vinna í fleiri áföngum og þarf þá að líta til þess hverju þarf að vera lokið til að hver áfangi geti hafist.
Verkáætlun er unnin á eftirfarandi hátt í því kerfi sem sett hefur verið upp í BYGG-kerfinu:
Mælt er með að sundurliða áætlunina á sama hátt og gert er í þeirri magnská sem gildir fyrir verkið og nota sömu höfuðliði, kafla og verkliði, bæði númer og texta. Sú sundurliðun auðveldar áætlunargerðina, auðveldar mönnum að vinna hana og meta út frá því verki sem verið er að vinna í hverju tilviki.
Sá sem vinnur áætlunina getur þá annaðhvort stuðst við sína reynslu af því hvað verk taka langan tíma, eða leitað í gögn sem gefa upp verktíma. Þetta má t.d. gera með hjálp Byggingalykils Hannarrs en þar er gefið upp einingarverð og vinnuhlutfall verka. Það má nýta sér til að setja inn í áðurnefnda verktímareiknivél og reikna lágmarksverktíma út frá þeim gögnum og örðum forsendum sem sett eru inn í reiknivélina.
Áætlunin er síðan unnin á eftirfarandi hátt miðað við það áætlunarkerfi sem er í BYGG-kerfinu:
Boðið er upp á að nota áætlunarkerfi þar sem eingögnu er búið að setja upp tvo höfuðliði og skiptingu þeirra í kafla og undirliði (magntöluliði), eða að nota sýnishorn sem sett hefur verið upp með fleiri liðum.
Reiknað er með að það sé auðveldara fyrir notendur að velja síðari aðferðina, sérstaklega í upphafi notkunar á áætlunarkerfinu.
Í hausinn er fært nafn verksins, hvenær það hefst og dagsetning viðkomandi dags, sem kemur einnig fram sem rautt strik í áætluninni. Einnig hver gerir áætlunina og hvaða vikudagur er fyrsti dagur vikunnar í áætluninni. (Sumt af textanum í hausnum er á ensku og er í læstum reitum). Þeir staðir í hausnum sem færa skal inn framangreindar upplýsingar eru með ljósgrænum lit.
Lóðréttir dálkar áætlunarinnar eru læstir þannig að þeim verður ekki fjölgað eða fækkað. Yfirskrift dálkanna segir til um innihald þeirra. Eftir að búið er að setja inn þá liði sem áætlunin á að innihalda og lýst er hér á eftir, þá er aðallega (eingöngu) unnið með grænu dálkana tvo, þ.e. hvenær áætlað er að verkliðurinn hefjist og hvað áætlað er að hann taki marga daga.
Til hægri í töflunni birtast línur (dálkar) sem sýna grafiskt það tímabil sem áætlað er að verkliðurinn taki, kaflinn allur eða höfuðliðurinn, eftir því sem við á. Hér gildir að setja upphafsdaginn réttan, en ákvörðun um hann byggist m.a. á þekkingu þess sem gerir áætlunina, fjölda starfsmanna við verkið og hvort það er bundið því að einhverju öðru verki sé lokið. Nota má hjálparsíðu þá sem er áætlunarkafla BYGG-kerfisins nr. 2.6, til að reikna lágmarkstíma einstakra verka, en hún er í Excel-formi, eins og áætlunarkerfið sjálft.
Láréttu línurnar sýna höfuðliði, kafla og magntöluliði. Númer liðanna segir til um hvort um er að ræða höfuðliði (fyrsta þrepið), kafla (annað þrepið) eða magntölulið (þriðja og fjórða þrepið). Færa þarf inn heiti allra þessara liða og númer. Þannig getur t.d. höfuðliðurinn fengið númerið 1 og nafnið Jarðvinna. Fyrsti kaflinn undir þeim lið fengið númerið 1.1 og nafnið Gröftur og magntöluliður þess liðar númerið 1.1.2.12 og nafnið Grafa fyrir húsi o.s.frv.
Við gerð verkáætlunar er þessum línum fjölgað eða fækkað eftir þörfum.
Að bæta við línu er best að gera þannig að tekið er afrit af línu sem er af sömu gerð og sú sem á að bæta við og henni skotið inn á þann stað þar sem ný lína á að vera. Þannig fær notandinn rétta gerð af línu, þ.e. línu með þeim formúlum sem línan á að innihalda. Því næst færir hann inn rétt númer og nafn í línuna.
Þegar allir liðir eru komnir inn í áætlunina eins og lýst er hér á undan, þarf að fara yfir formúlu kaflans í reit F og gæta þess að þar sé beðið um summu allra magntöluliða kaflans. Dæmi um útlit: =SUM(F33:F37). Að þessu gerðu er hafist handa við áætlunargerðina sjálfa.
Áætlunargerðin: Unnið er með þá tvo dálka við sjálfa áætlunargerðina, þar sem finna má reiti með grænum lit í töflunni. Í grænu reitina í fyrri dálknum er færð inn sú dagsetning sem sýnir hvenær áætlað er verkið hefjist og í grænu reitina í síðari dálknum skal færa þann heildartíma í dögum sem áætlað er að verkið taki. Þessir grænu reitir eiga við magntöluliði eingögnu.
Skipta má magntöluliðum niður á fleiri línur og er oft eðlilegt að gera það.
Ljósbrúnu reitirnir sýna tíma frá upphafi til loka þeirra verka sem eru í höfuðliðnum eða kaflanum, eftir því sem við á. Þeir innihalda formúlur og til að þeir sýni örugglega rétt tímabil þarf að passa upp á að formúlan nái til réttu verkanna.
Formúlan gæti t.d. litið þannig út =MAX(E55:E65)-D54+1 og sýnir reiturinn þá tímabilið sem kemur fram í linum 55 til 65 í áætluninni. Ef verkið í línum 66 til 70 eiga að takast með þá skal breyta E65 í E70 (71) í formúlunni.
Hægri hluti töflunnar sýnir á grafiskan hátt hvenær hver verkhluti er unninn, út frá því sem fært er inn í grænu dálkana. Þetta auðveldar mjög yfirsýn yfir framgang verksins og hjálpar þeim sem vinnur áætlunina að raða verkunum upp út frá eðlilegum framgangi þeirra, t.d. út frá því hverju þarf að vera lokið þegar viðkomandi verk getur hafist.
Kerfið býður upp á ýmsa aðra möguleika en lýst er hér, en vísað í því sambandi í leiðbeiningar sem eru neðan við áætlunartöfluna.
Gott er að hafa auðar línur t.d. á milli kafla eins og sýnt er í dæminu, til að hafa áætlunina gleggri til aflestrar. Ef notanda verður á að skemma formúlu í einhverjum reit (eins og örugglega hendir einhverntíma) þá er einfaldast að afrita hana úr hliðstæðum reit í annarri línu.
Gantt kortið í Excel – leiðbeiningar
Lóðréttir dálkar
Dálkur A – Hér eru færð inn númer á köflum og einstökum liðum
Dálkur B – Hér eru færð inn nöfn á köflum og einstökum liðum
Dálkur C – Hér eru fært inn hver er ábyrgur fyrir kaflanum eða liðnum
Dálkur D – Hér er færð inn sú dagsetning sem höfundur áætlunarinnar metur að byrjað verði á liðnum eða fyrsta liðunum í kaflanum ef um kaflalínu eða höfuðlínu er að ræða. Athuga að reitir þessir eru ljósgrænir á litinn.
Dálkur E – Hér skal ekki færa neitt inn – liðurinn sýnir hvenær liðnum (verkinu) er lokið út frá upphafsdegi og tímanum sem er áætlaður í verkið
Dálkur F – Hér er færð inn áætluð tímalengd hvers magntöluliðar, þ.e. áætlarir verkdagar að viðbættum 40% (7/5) vegna helgidaga.
Í kaflalínunum og höfuðlínunum kemur fram sá tími sem er áætlaður frá því að fyrsta verkið í kaflanum eða höfuðliðnum hefst og þar til því síðasta lýkur.
Í Reitnum er formúla til að sýna þennan tíma. Gæta þarf þessað að hún nái til þeirra liða sem eru í kalfanum, ekki fleiri og ekki færri. Athuga að reitir þessir eru ljósbrúnir á litinn.
Til að ganga úr skugga um að formúlan reikni rétt þá er reiturinn valinn og sést þar til hvaða liða útreikningurinn nær. Á sama stað má breyta því.
Dæmi um þetta gæti verið að kaflareiturinn F62 eigi að sýna liði í línu 63 til 70 en sýni liði í línu 63 til 65, þá skal breyta formúlunni úr =MAX(E63:E65)-D62+1 í =MAX(E63:E70)-D62+1.
Yfirleitt þarf ekki að breyta þessum formúlum, en alltaf skal í lok áætlunar, ganga úr skugga um að þær séu réttar.
Í magntölulínurnar skal færa inn þann tíma í dögum sem er áætlað að verkið taki. Hér er reiknað með 40% álagi á virka daga vegna helgidaga (7/5). Athuga að reitir þessir eru ljósgrænir á litinn.
Dálkur G – Þessi uppsetning gerir ekki ráð fyrir að nota þennan dálk á annan hátt en þann að í hann sé í öllum tilvikum færð inn talan 100%.
Í dálkana H og þá sem koma þar á eftir skal ekkert færa, þar koma fram tölur sem gantt-kerfið reiknar út frá frá þeim upplýsingum sem færðar hafa verið inn í kerfið og áður eru nefndar.
Lengd áætlunarinnar takmarkast við hámarksfjölda dálka sem eru í Excelkerfinu
Upphafsdagur ákvarðast af fyrstu dagsetningu sem skráð er í dálk D. Tímabili áætlunarinnar má breyta í heild með því að breyta tölunni í reit K8 (gulur reitur)
Sleðinn er notaður til að skoða lengra tímabil en sést á skjánum í einu (láréttu stólpana). Bara er hægt að skoða og prenta 34 vikur (7,5 mánuð) í einu.
Rauða línan sýnir þann dag sem færður er inn sem dagsetning dagsins.
Láréttar línur
Lína 0 – Lína með einu þrepi í nr. er fyrir höfuðliði, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með
Lína 0.0 – Lína með tveimur þrepum í nr. er fyrir kafla, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með
Lína 0.0.0.0 – Lína með fjórum þrepum í nr. er fyrir einstaka verkliði, taktu afrit af þannig línu til að nota í áætluninna, þá færðu réttu formúlurnar með
Gott er að hafa auðar línur eins og sýnt er hér, til að gera verkáætlunina gleggri og öruggari. .
Annað
Í haus er fært inn nafn á verkinu, verktaki, upphafsdagsetning verks og dagsetning þess viðkomandi dags.
Á svæði fyrir neðan sjálfa áætlunina er gert ráð fyrir að undirverktakar, eftir því sem við á, samþykki verkáætlunina með undirritun sinni. Einnig er þar svæði til að færa inn helstu vélar og tæki sem áætlað er að nota við verkið.
Áætlunarkerfi þetta er byggt á gantt kerfi frá Vertex. Hægt er að ná í fullkomnari kerfi, sjá t.d. Slóðina http://www.smartdraw.com/downloads/.
Þegar búið er að færa inn alla verkþætti verksins á þennan hátt þá er komin sundurliðuð áætlun fyrir verktíma verksins. Nú sést hvort áætlunin stenst kröfur eða væntingar og ef svo er ekki, þá má breyta forsendunum, reikna með fleiri eða færri starfsmönnum, lengja eða stytta daglegan vinnutíma eða gera annað sem þarf til að áætlunin verði ásættanleg.
Verkáætlanir skal að jafnaði endurskoða reglulega og ef í ljós kemur þá að áætlunin er ekki að standast á einhvern hátt, þá skal laga hana að raunveruleikanum og nýjum forsendum, en það má ekki gera nema í samráði samningsaðila ef unnið er samkvæmt samningi. Ætíð skal geyma fyrri samþykktar verkáætlanir í BYGG-kerfinu.
Verkáætlanir má prenta út að vild.