Hvernig þú setur inn lógóið þitt
Valinn er áðurnefndur valhnappur, Stillingar, sem er neðst til vinstri á skjánum og ert þá komin/n inn á svæðið Fyrirtækjalógó. Náð er í lógóið (Browse) og því hlaðið inn og birtist það eftir það á öllum útprentuðum gögnum notandans í BYGG-kerfinu. Hvenær sem er má skipt út þessu lógói.
Á þessum stað eru einnig færðar inn upplýsingar um notandann sem síðan birtast á vissum útprentuðum síðum í kerfinu svo sem yfir nákvæmar kostnaðaráætlanir, tilboð og útboð. Þetta er nafn, heimilisfang, staður og sími.
Hvernig opnað er á aðgang annarra að verkum í BYGG-kerfinu
Þetta er líka gert á svæðinu, Stillingar og þar inn á “Notendur og verk”, en þar er boðið upp á þennan mjög svo áhugaverða möguleika í kerfinu að stofna og vinna með undirnotendur.
Þarna er líka boðið upp á að stofna og vinna með verkefnisstjóra, þar sem verkum er skipt niður á verkefasstjóra undir yfirumsjón yfirstjórnanda, en sá möguleiki er sérstaklega áhugaverður fyrir stærri fyrirtæki og stofnanir.
NOTENDUR OG VERK
Þegar farið er inn á þennan valkost birtist síða sem nefninst Valmynd. Þar má velja um að stofna, skoða, breyta og fella niður undirnotendur og verkefnastjóra (ef sá kostur hefur verið stofnaður) og breyta lykilorðum þessara aðila. Einnig að stofna, skoða eða eyða verkum.
UNDIRNOTENDUR
Allir notendur geta stofnað undirnotendur að sínum verkum að hluta eða öllu leyti og er það gert á þessum stað, sem ber heitið Notendur og verk. Þarna getur notandinn (áskrifandi kerfisins) hleypt þeim að verkum sínum, sem hann vill og stillt og stjórnað aðgangi þeirra að viðkomandi verki. Hann getur stillt aðganginn að einstökum flokkum verksins, einstökum köflum verksins eða að verkinu í heild. Hann getur t.d. úthlutað byggingarstjóra lesaðgangi að Samningflokknum og að sumum köflum Framkvæmdaflokksins og fullum aðgangi að öðrum köflum, á meðan hann hleypir honum ekki að neinu í Undirbúningsflokknum. Einnig getur hann úthlutað verktaka fullum aðgangi að einstökum köflum í Samningsflokknum og í Framkvæmdaflokknum, úthlutað lesaðgangi að öðrum köflum í þeim flokkum og haft Undirbúningsflokkinn lokaðan.
Fullur aðgangur veitir mönnum rétt til að vinna með öll gögn kaflans á meðan lesaðgangur veitir mönnum eingögnu rétt til skoðunar á gögnum þeirra kafla sem þannig eru stilltir.
Nefna má t.d. arkitekta, ráðgjafa og eftirlitsmenn sem líklega undirnotendur að verkum í BYGG-kerfinu.
Varast ber að láta fleiri en einn hafa fullan aðgang að sömu köflum verksins, ef hætta er á að innfærslur þeirra geti stangast á.
Þessu fyrirkomulagi fylgir full stjórnun notandans á eigin verkum í kerfinu og enginn annar getur stofnað eða breytt þessum verkum. Ef notandinn gefur einhverjum upp aðgangsorð sín að BYGG-kerfinu þá er hann þar með að gefa honum sömu möguleika og hann hefur sjálfur til að vinna með og stjórna verkum sínum í kerfinu. Varað er sterklega við því.
Undirnotandi er stofnaður þannig að farið inn á valkostinn “Búa til nýjan undirnotanda” og þar fært inn það notendanafn og lykilorð sem notandinn úthlutar undirnotandanum, ásamt öðrum upplýsingum um undirnotandann sem þar er beðið um.
Þarna býður kerfið upp á “Aðgangsheimildir” og er hægt að stilla þar aðgang að hverjum höfuðflokki verksins í einu lagi, en sjálfvalinn er “Lokaður aðgangur”. Hinir valkostirnir eru “Lesaðgangur” og “Fullur aðgangur”. Venjulega vilja menn stilla aðgang þennan nánar og er þá hlaupið yfir stillingar á þessum stað.
Notandinn velur nú hnappinn “Skrá notanda” og síðan “Stilla aðganginn að verkum” og er aðgangur undirnotandans að verkinu stilltur þar, annaðhvort í heild fyrir hvern aðalflokk kerfisins, eða einstakir kaflar, sem er algengast að gera (hér er um að ræða val notandans). Muna þarf eftir því að vista stillingarnar til að þær haldist inni.
Þessum stillingum getur notandi (áskrifandi) BYGG-kerfisins breytt hvenær sem hann vill.
Í reit sem nefnist “Verk” á yfirlitinu Notendur og verk, er flettigluggi þar sem sjá má verk notandans eða verkefnastjórans. Valið er í þessum flettiglugga það verk sem undirnotandinn á að hafa aðgang að og síðan skipunin “Veita aðgang að verki”, þá birtist þetta verk í reit þar fyrir neðan sem sýnir það/þau verk sem undirnotandinn hefur aðgang að.
Við hvert verk í þessum lista kemur fram skipunin “Fjarlægja aðgang” og með því að velja hana þá er lokað á aðgang undirnotandans að því verki. Á sama stað er skipunin “Notendur” og með því að velja hana sést hverjir hafa aðgang að verkinu.
Um leið og undirnotandi er stofnaður fær hann sjálfkrafa sendan tölvupóst, þar sem hann er látinn vita af því að búið sé að stofna aðgang fyrir hann að verkinu og hvaða aðgangsorðum hann hefur fengið úthlutað.
Í þessum kafla eru einnig felldir niður undirnotendur, breytt lykilorðum þeirra eða aðgangi og á þessum stað má fella niður verk, sem stofnuð hafa verið af notandanum (áskrifandanum). Það getur hann einn gert og verður að gera það með gát, til að týna ekki einhverjum gögnum sem hann hefur vistað í kerfinu og á ekki til annarsstaðar.
Þetta er gert með því að fara inn á Notendur og verk og velja þar skipunina “Skoða, breyta og fella niður notendur”. Upp kemur síðan “Aðgangsheimildir – Notendur” og má þar sjá hvernig undirnotandinn er skráður og hvaða heimildir hann hefur og hvernig hann er að nýta þær. Með því að velja textann “(í notkun)” í liðnum “Hámarksfjöldi verka” má skoða þau verk sem eru í notkun hjá notandanum og þarna getur sá sem stofnaði verk einnig eytt því.
Annað val á þessum stað er að velja nafn undirnotandans og kemur þá upp síða þar sem notandinn getur “Fjarlægt (undir)notandann”, veitt honum aðgang að verki sem hann hefur ekki aðgang að og fjarlægt aðgang hans að verki sem hann hefur aðgang að.
Á þessum stað er einnig skipunin “Stilla aðgangsréttindi notenda ítarlega” og er hér á undan fjallað um það hvernig það er gert, en hér er leið til að breyta þessari stillingu..
VERKEFNASTJÓRAR
Þeir notendur sem þess óska geta stofnað verkefnastjóra að sínum verkum og er það einnig gert á þessu svæði, Notendur og verk. Þarna er boðið upp á að stofna verkefnastjóra og stilla aðgang þeirra. Þetta er valkostur fyrir þá sem þurfa eða vilja skipta verkum sínum niður á fleiri en einn verkefnastjóra, en það geta t.d. verið stærri verkfræðistofur, arkitektastofur, stærri fyrirtæki og opinberar stofnanir.
Áður en notandinn getur stofnað verkefnastjóra þá verður hann að fá heimild til þess frá Hannarr ehf. sem úthlutar viðkomandi notanda þeim fjölda verkefnastjóra sem hann óskar eftir.
Við þessa viðbót breytast nokkrar skjámyndir notandans þannig að hann fær upp val um að vinna með verkefnastjóra, til viðbótar við það sem áður er lýst. Valmyndin “Veldu verk til að vinna með”, hefur nú t.d fengið viðbótar val þ.e. að stofna nýjan verkefnastjóra.
Verkefnastjóri er stofnaður þannig að farið inn á valkostinn “Búa til nýjan verkefnastjóra” og þar fært inn það notendanafn og lykilorð sem notandinn úthlutar verkefnastjóranum, ásamt öðrum upplýsingum um verkefnastjórann sem þar er beðið um.
Þessum færslum getur notandi (áskrifandi) BYGG-kerfisins breytt hvenær sem hann vill.
Í reit sem nefnist “Verk” á yfirlitinu Notendur og verk, er flettigluggi þar sem sjá má verk verkefnastjórans. Valið er í þessum flettiglugga það verk sem verkefnastjórinn á að hafa aðgang að og síðan skipunin “Veita aðgang að verki”, þá birtist þetta verk í reit þar fyrir neðan sem sýnir það/þau verk sem verkefnastjórinn á að hafa umsjón með.
Við hvert verk í þessum lista kemur fram skipunin “Fjarlægja aðgang” og með því að velja hana þá er lokað á aðgang verkefnasjórans að því verki. Á sama stað er skipunin “Notendur” og með því að velja hana sést hverjir hafa aðgang að verkinu.
Þegar notandinn hefur stofnað verkefnastjóra þá færir hann þau verk sem hann á að sjá um undir hann og er það gert með því að fara inn á stillingarsíðu verkefnastjórans og má gera það á tvennan máta.
Annars vegar með því að velja verkefnastjórann úr verkefnastjóralistanum á forsíðunni (Farið inn á “Heim” síðuna og þar smellt á “Veldu verkefnastjóra”). Þegar verkefnastjóri hefur verið valinn birtist “Skoða nánar” hlekkur sem er þá valinn.
Hins vegar er hægt að fara í gegnum “Stillingar”, “Notendur og verk” og “Skoða, breyta og fella niður notendur”, og velja þar nafn verkefnastjórans úr lista verkefnastjóranna.
Inn á þessari stillingarsíðu verkefnastjóra er verkum bætt á hann og þar má stilla aðgang verkefnastjórans nánar að öðru leyti. Verkefastjórinn sjálfur getur flett upp á lista yfir öll verk sem eru í hans umsjá, með því að fara inn á “Stillingar” og þar inn á “Skoða eða eyða verkum” og birtist þá listi yfir öll verk í hans umsjá. Með því að velja þarna “Notendur” að einhverju því verki sem þá birtist þá kemur upp síðan “Notendur verks” og er þar hægt að bæta við eða fjarlægja notendur að því verki.
Þegar notandinn (áskrifandinn), sem nú má einnig kalla yfirstjórnanda BYGG-kerfis, velur ákveðinn verkefnastjóra að verki á þessari síðu, eða á “Aðalvalmyndinni” og síðan “Verk”, þá koma fram þau verk sem heyra undir þann verkefnastjóra. Velji notandinn hins vegar ekki “Verkefnastjóra” á síðunni “Veldu verk”, þá koma fram öll verk notandans (áskrifandans).
Hver verkefastjóri fær bara upp sín verk, en ekki verk sem heyra undir aðra verkefnastjóra. Hægt er þá að veita verkefnastjóra aðgang að verkum annarra verkefnastjóra og stjórnar notandinn því.
Verkefnastjóri getur unnið að fullu með þau verk sem eru undir hans stjórn, eins og lýst er hér á undan, stofnað, unnið með og fellt niður verk sem hann hefur stofnað sjálfur. Einstakir verkefnastjórar sjá hins vegar ekki aðra verkefnastjóra og geta ekki skráð verk á þá og geta ekki stofnað, fellt niður eða breytt verkefnastjórum eða þeirra verkum á neinn hátt. Það getur bara notandinn gert.
Notandinn (áskrifandi kerfisisns) hefur fullan aðgang að öllum verkum allra verkefnastjóranna sem yfirverkefnastjóri og hann getur stofnað verk án þess að þau tilheyri ákveðnum verkefnastjóra. Hann getur stofnað, fellt niður eða breytt öllum verkum sem tilheyra honum (áskrifandanum).
Um leið og verkefnastjóri er stofnaður fær hann sjálfkrafa sendan tölvupóst, þar sem hann er látinn vita af því að búið sé að stofna aðgang fyrir hann að verkinu og hvaða aðgangsorðum hann hefur fengið úthlutað.
Í þessum kafla eru einnig felldir niður verkefnastjórar, breytt lykilorðum þeirra eða aðgangi.
Þetta er gert með því að fara inn á Notendur og verk og velja þar skipunina “Skoða, breyta og fella niður notendur”. Upp kemur síðan “Notendur” og má þar sjá hvernig verkefnastjórarnir eru skráðir og hvaða heimildir notandinn hefur og hvernig hann er að nýta þær. Með því að velja textann “(í notkun)” í liðnum “Hámarksfjöldi verka” má skoða þau verk sem eru í notkun hjá verkefnastjórunum og þarna getur sá sem stofnaði verk einnig eytt því.
Annað val á þessum stað er að velja nafn verkefnastjóra og kemur þá upp síða þar sem notandinn getur “Fjarlægt notanda” (verkefnastjóra) veitt honum aðgang að verkum sem hann hefur ekki aðgang að og fjarlægt aðgang hans að verkum sem hann hefur aðgang að.
BREYTINGASKRÁ – NÝSKRÁNING
Þetta er skrá yfir allar breytingar og nýskráningar sem gerðar eru á gögnum í kerfinu. Þessi skrá verður sjálfkrafa til og raðast upp í tímaröð þannig að nýjustu breytingar eru efst. Skráin nær til allt að 50 skráninga og fyrir þá sem vilja sjá fleiri skráningar þá geta þeir stillt á 100 eða 500 breytingar.
Í listanum má lesa dagsetningu skráningarinnar, í hvaða verki hún var gerð, í hvaða kafla, hver skráði, hvort um var að ræða breytingu eða nýskráningu og einnig má skoða nánari lýsingu á skráningunni.