Viðhaldskerfi fasteigna



Viðhaldskerfið


    
LOKSINS ER KOMIÐ VIÐHALDSKERFI FYRIR FASTEIGNIR !


Allir sem eiga fasteign, einir eða með öðrum, standa frammi fyrir því verkefni að halda eigninni við. Þetta þarf að gera skipulega þannig að kostnaður viðhaldsins sé sem minnstur til lengri tíma. Sumt þarf að gera oft og annað sjaldan. Þannig þarf t.d. að mála timburglugga utanhúss á 3 – 5 ára fresti á meðan málning á steinveggjum á að duga í 10 – 12 ár.

Öll höfum við heyrt um vandamálin vegna myglusvepps, sem stöðugt er að koma upp í húsum vegna ónógs viðhalds. Orsökin er oftast raki sem orðið hefur vegna leka eða vegna ónógrar loftræstingar og sem má auðveldlega koma í veg fyrir með skipulegu eftirliti og viðhaldi.  Hér er kynnt fullkomið viðhaldskerfi til að takast á við og koma í veg fyrir slík vandamál og til að áætla og halda utan um viðhald húsa til langs og skamms tíma.

Gerð er með kerfinu langtíma viðhaldsáætlun sem sýnir á einfaldan hátt hvað þarf að gera fyrir eignina á hverju ári á meðan eignin er í notkun og samtímis verður til grunnáætlun þar sem allir viðhaldsliðirnir eru tilgreindir og magn og kostnaður hvers þeirra áætlað ásamt þeirri tíðni sem viðhald þeirra skuli fara fram.  Eftir að búið er að aðlaga þessa áætlun að viðkomandi húsi þá gildir hún eftir það allan líftíma hússins, með einni viðbótarskipun sem er að uppfæra áætlunina að verðlagi á hverjum tíma.  

Eigendur geta notað áætlunina til að bjóða út viðhaldsverkefni ársins og fylgja viðhaldsframkvæmdunum eftir.  

Viðhaldskerfið er þáttur í BYGG-kerfinu, sem margir kannast við


ÁVINNINGURINN ?

  • Einfalt að vinna með. Sjálfvirkt kerfi, þar sem forsendur viðkomandi fasteignar er aðlöguð viðhaldskerfinu í eitt skipti og gildir eftir það allan líftíma byggingarinnar.
  • Mikill vinnusparnaður. Grunnviðhaldsáætlunin er þannig gerð í eitt skipti, sem endist síðan á meðan húsið er í notkun (t.d. 80 ár).
  • Raunhæf viðhaldsáætlun. Áætlunin byggist á stöðluðum módelum sem uppfærðar eru til samræmis fasteign notandans. Með því er tryggt að engu sé gleymt.
  • Réttar upphæðir viðhaldsáætlunar. Viðhaldskerfið sækir einingarverðin í byggingarverðskrá Hannarrs sem er uppfærð á þriggja mánaða fresti og með einni skipun er áætlunin uppfærð til viðhaldstímans.
  • Rétt viðhald bygginga. Viðhaldskerfið gengur út frá stöðluðum líftíma byggingaþátta. Þannig er stuðlað að því að ekki fari fram ótímabært viðhald en jafnframt að viðhaldi sé sinnt tímanlega. Þetta getur komið í veg fyrir stórtjón. Notandi getur breytt þessum líftíma í sinni áætlun.
  • Möguleikar notenda til eigin viðhaldsákvaraðana. Öllum áður nefndum viðhaldsþáttunum, magni, verði og líftíma getur notandinn breytt telji hann ástæðu til þess.
  • Forðar notendum frá tjóni vegna viðhaldsmistaka. Föst regla á viðhaldstillögum og mati á viðhaldsþörf kemur í veg fyrir tjón t.d. af rakaskemmdum og sveppamyndun vegna skorts á eftirliti.
  • Langtímaeftirlit með tíðni og kostnaði viðhalds. Vistun upplýsinga í Húsbókinni í viðhaldskerfinu tryggir notanda vitneskju um fyrri viðhaldsverk, hvað var gert og hvenær, hvaða efni var notað, hver vann verkið og hvernig verktakinn stóð sig o.s.frv. 
  • Sparnaður við verksamniga og framkvæmdir. Með tengingu viðhaldskerfisins við BYGG-kerfið fær notandinn aðgang að stöðluðum útboðs- og samningsgögnum vegna viðhaldsverka sinna og gögnum til að fylgja þeim eftir í viðhaldsframkvæmdunum. 

  


 

Notkunarleiðbeiningar viðhaldskerfisins

 

Í viðhaldskerfinu er  

  • Haldið utan um grunnupplýsingar hússins.
  • Gerð langtímaáætlun samkvæmt staðlaðri fyrirmynd.
  • Viðhaldsflokkarnir yfirfarnir ásamt líftíma þeirra.
  • Gerð nákvæm viðhaldsáætlun samkvæmt staðlaðri fyrirmynd.
  • Gögn aðlöguð að húsinu í nákvæmri viðhaldsáætlun.
  • Langtíma viðhaldsáætlun hússins orðin til (gerist sjálfkrafa eftir aðlögun gagna að húsinu.
  • Skipting viðhaldsáætlana í grunnkerfi og notendakefi.
  • Gerð nákvæm viðhaldsáætlun fyrir einstök ár. Tekin nánari ákvörðun um viðhald ársins og kostnaðartölur þess uppfærðar.
  • Gerð magntöluskrár fyrir viðhald ársins til nota við útboð/samninga við verktaka.
  • Húsbókin færð. Upplýsingar færðar um allt það viðhald sem fram fer á húsinu.

 

  • Hvernig unnið er með Viðhaldskerfi fasteigna  

Viðhaldskerfið vinnur með upplýsingar úr BYGG-kerfinu svo sem einingarverðin úr byggingarverðskrá þess kerfis og þeir sem eru með BYGG-kerfið geta notað gögn viðhaldskerfissins við útboð og/eða samninga við verktaka um framkvæmdir sem ákveðnar eru í viðhaldskerfinu.

Hér á eftir er farið yfir það hvernig unnið er með viðhaldskerfið.

 

  • Haldið utan um grunnupplýsingar hússins

    Í hinum ýmsu gögnum viðhaldskerfisins þarf að koma fram hvaða hús er verið að fjalla um svo sem staður, eigandi, staðgreininr., landnúmer., verknúmer. o.fl. Þessar upplýsingar eru færðar inn í kerfið í kafla 4.1 á svæði sem nefnist „Grunnupplýsingar“.

    Þessar upplýsingar koma síðan sjálfkrafa fram í skjámyndum viðhaldskerfisins og í flestum þeim gögnum sem verða til í kerfinu.

    Hafi stjórnun á byggingu hússins farið fram í BYGG-kerfinu þá hafa grunnupplýsingar þess þegar verið færðar og eru þá jafnframt í viðhaldskerfinu.

     

    • Gerð langtímaáætlun samkvæmt staðlaðri fyrirmynd

      Farið er inn í kafla 4.2 og valinn þar undirkaflann „Viðhaldsáætlun (Grunnkerfi og notendakerfi)“. Valin dagsetning dagsins, færður inn „Viðhaldstími í árum“ (lengd áætlunarinnar, nú mest 80 ár), færður inn byggingarkostnaður (helst núvirtur) og valin (færð inn) sú dagsenting sem byggingu var lokið, sem er jafnframt upphafstími viðhaldsáætlunarinnar. Reitina „Viðhaldstími í árum“ og „Byggingu lokið“ þarf án undantekninga að fylla út til að áætlunin virki.

      Viðhaldskerfið sleppir ætíð viðhaldi á síðasta ári viðhaldstímanns og á þessum stað er líka val um að sleppa viðhaldi síðustu ára af viðhaldstíma hvers viðhaldsflokks, eða ekki, þ.e. að sleppa viðhaldinu þegar minna en 25% er eftir viðhaldstíma flokksins.

      Að þessu gerðu verður að vista færslurnar (mynd af disklingi).

      Næst er valið um „Tóma“ eða „Staðlaða áætlun“ og við mælum með að sú síðarnefnda sé valin, það einfaldar notanda vinnuna og hann fær þá strax grófa mynd af væntanlegu viðhaldi hússins. Og hann gleymir síður þáttum sem eiga að vera með.

      Upp kemur þá flettigluggi þar sem valið er það viðhaldsmódel sem passar fyrir viðkomandi hús, færð inn brúttóstærð hússins í m2 og valinn hnappurinn „Útbúa áætlun“. Þá verður til stöðluð viðhaldsáætlun fyrir húsið, bæði langtíma- og nákvæm viðhaldsáætlun.

      Áætluninni er gefið nafn á þessum stað.

      Nú er notandinn kominn með staðlaða viðhaldsáætlun fyrir hús af þeirri stærð og gerð sem hann valdi.

      Næst er að aðlaga þætti áætlunarinnar að húsi notanda, þ.e. að skipta út þáttum sem ekki passa og færa inn reiknað magn viðhaldsþátta og er það gert í „Nákvæmu viðhalds-áætluninni“.

       

      • Viðhaldsflokkarnir yfirfarnir ásamt líftíma þeirra

      Áður en við lýsum vinnunni í „Nákvæmu viðhaldsáætluninni“ skulum við skoða þá viðhaldsflokka sem birtast í langtíma viðhaldsáætluninni.

      Viðhaldsþættir eins húss skipta hundruðum og til að ná yfirsýn yfir þá og um leið stjórn á viðhaldsframkvæmdunum er þeim safnað saman í færri þætti sem nefndir eru „Viðhaldsflokkar“. Þeir geta verið á bilinu 20 til 30, en notandi viðhaldskerfisins stjórnar því að einhverju marki. Þessir flokkar eru sýndir og unnir í kafla 4.3  

      Það sem ákveður hvaða þættir eru í hverjum viðhaldsflokki er líftími þáttanna sem segir til um á hvaða ári er reiknað með að viðhald þeirra fari fram og einnig hvort reiknað sé með að vinna þá í sama viðhaldsverkinu. Þannig fer t.d. oftast saman að vinna að múrviðgerðum utanhúss og mála húsið.

      Í viðhaldskerfinu eru algengustu viðhaldsflokkarnir uppsettir með líftíma hvers þeirra, þ.e. tíðni viðhalds í árum. Sé notandi á því að of langur eða of stuttur tími sé á milli viðhalds þá breytir hann líftímanum á þessum stað.

      Þegar notandi fer að vinna með kerfið og finnur ekki viðhaldsflokk fyrir einhvern viðhaldsþátt eða einhverja viðhaldsþætti þá bætir hann við viðhaldsflokki á þessum stað.Hann færir þá

      inn nr. á viðhaldsflokknum, sem er í samræmi við aðalflokka í byggingarverðskrá Hannarrs. Sé tekið dæmi um málun utanhúss þá býður hún sjálfkrafa upp á tvo viðhaldsþætti, annan fyrir stein, járn ofl. (07.04.01) með 10 ára líftíma og hinn fyrir tréverk (07.04.02) með 4 ára líftíma. Vel má t.d. hugsa sér að þarna vanti viðhaldsflokk t.d. með lengri líftíma og er honum þá bætt við, notið plúsinn neðst á skjá.

      Fyrsta þrep númerakerfsins vísar til Frágangs utanhúss og annað þrepið til málunar utanhúss. Númer þriðja þrepsins er ákveðið af notandanum.

      Einnig verður notandinn að velja um það hvort flokka eigi viðhaldsflokkinn undir grunnkerfi eða notendakerfi, og verður það val útskýrt hér á eftir. Og auðvitað færir notandi inn heiti og lýsingu á viðhaldsflokknum og líftíma hans.

      Nýr viðhaldsflokkur má ekki vera með sama númeri og annar sem er fyrir, nema hann sé í öðru kerfi en sá sem er fyrir (gunnkerfi eða notendakerfi).

       

      • Gerð nákvæmrar áætlunar samkvæmt staðlaðri fyrirmynd

      Um leið og langtíma viðhaldsáætlunin var gerð varð sjálfkrafa til nákvæm viðhalsáætlun fyrir sama hús. Hún tiltekur nánar hvaða þættir eru í áætluninni og í hvaða magni hver þeirra er. Hafi verið gengið út frá staðlaðri áætlun, þá koma allir þessir þættir fram í nákvæmu viðhalsáætluninni og það magn sem staðlaða áætlunin gerir ráð fyrir í hverjum þeirra.

      Þar sem þættir stöðluðu áætlananna eru oft aðrir en hússins þá þarf að fara yfir þá og aðlaga að húsinu og einnig þarf að yfirfara magn þáttanna í áætluninni. Það er hvoru tveggja gert í „Nákvæmu áætluninni“.

      Hafi verið gengið út frá tómri áætlun eru engir þættir í grunnáætluninni og þarf að velja þá og færa inn lið fyrir lið, magnsetja þá, flokka þá í grunnkerfi eða notendakerfi og í viðhaldsflokka.

      Þetta mætti kalla gömlu leiðina, en hún er miklu tímafrekari en sú fyrr nefnda.

      Viðhaldskerfið gerir tillögu um í hvaða viðhaldsflokk skuli hafa liði, en notandi þarf ætíð að gæta þess að þeir séu valdir í samræmi við eigin ákvörðun og breyta viðhaldsflokknum ef svo er ekki.

      Til að auðvelda notandanum að velja viðhaldsflokk þá getur hann klikkað á reitinn í dálkinum „Viðhaldsfl.“ og birtast þá allir viðhaldsflokkarnir sem eru í viðhaldskerfinu og getur hann þá valið þann flokk þar sem hann ákveður að eigi að gilda fyrir þann lið sem hann er að vinna með.

      Hafi byggingu hússins verið stjórnað með BYGG-kerfinu þá er líklegt að upplýsingar um viðhaldsþætti og magn megi sækja þangað. Einnig aðstoða verkfræðistofur og fagaðilar húseigendur við að greina og magnsetja viðhaldsþætti húsa og þar með verkfræðistofan Hannarr ehf.

       

      • Gögn aðlöguð að húsinu í nákvæmri viðhaldsáætlun

      Aðlögun upplýsinga fyrir viðhaldskerfið þarf bara að vinna í eitt skipti. Eftir það gildir viðhaldsáætlunin allan líftíma hússins. Eina sem þarf að gera er að velja skipunina „Uppfæra verð“. Með því uppfærist áætlunin að nýjustu upplýsingum um einingarverð í byggingarverðskrá Hannarrs.

      Þarna eru felldir niður liðir sem ekki eiga við, bætt við liðum sem vantar og magn allra þátta yfirfarið. Þessi leið sparar notandanum mikla vinnu og eykur líkur á að allt sé með í áætluninni sem þar á að vera (ekkert gleymist).  

      Aðlögunin er unnin þannig að hakað er við skipunina að „Birta alla liði byggingarlykilsins“ og skoðað hvaða þætti (liði) staðlaða áætlunin hefur valið og í hvaða magni. Þarna er þessum þáttum breytt til samræmis við viðkomandi hús eftir þörfum, felldir niður liðir eða bætt við nýjum. Liðir eru felldir niður með því að fjarlægja magn í liðnum og bætt við með því að færa inn magn í liðinn. Nýjum liðum sem ekki eru til í byggingarverðskránni er bætt við með notkun plúsmerkisins neðst á skjá.

      Munið eftir að ýta á „Enter“ eftir hverja breytingu.

      Að þessu gerðu er viðhaldsáætlunin frágengin og endist þannig líftíma hússins eins og áður er sagt, á meðan því er ekki breytt.

      Viðhaldskerfið gengur út frá fyrirfram ákveðnu álagi á liði áætlunarinnar til að mæta ófyrirséðum þáttum, aðstöðu og stjórnun á vegum eigenda og þarf því ekki að taka afstöðu til þeirra þátta við áætlunargerðina. Meirihluti þessara þátta eru utan við samning við verktaka um viðhaldsframkvæmdirnar, svo sem ófyrirséð, en þeir koma ætíð fyrir við viðhald bygginga, en í mismiklum mæli.

      Viðhaldsflokkur þessi ber heitið „00.05.01 AÐSTAÐA OG ÁLAGNING (ÓFYRIRSÉÐ)“.

       

      • Gerð langtíma viðhaldsáætlun hússins

      Með aðlögun upplýsinga í nákvæmu viðhaldsáætluninni fer sjálfkrafa fram aðlögun upplýsinga í langtíma viðhaldsáætluninni. Hún sýnir nú viðhald hvers árs út áætlunartímabilið eins og uppfærðar forsendur gera ráð fyrir.

      Langtímaviðhalds-áætlunina má skoða á skjánum þar sem rennt er yfir öll ár viðhaldstimabilsins (sleði neðst á skjá). Þar sést hver áætlaður viðhaldskostnaður er hvert ár, hver hann er yfir líftíma hússins og hver árlegur viðhaldskostnaður er að meðaltali.

      Út frá þessum upp-lýsingum má t.d. sjá hvert hlutfall árlegs viðhaldskostnaðar er af nýbyggingarkostnaði hússins, sem aftur getur gefið tilefni til að velta fyrir sér hvort hann sé hæfilegur, of lítill eða of mikill í lengdina. Hvort rétt sé og hagkvæmt t.d. að auka eða draga úr viðhaldi.

       

      • Skipting viðhaldsáætlana í grunnkerfi og notendakerfi

      Vðhaldsáærlunum húsa er skipt upp í „Grunnkerfi“ og „Notendakerfi“ í þessu viðhaldskerfi. Grunnkerfið inniheldur þætti sem venjulega flokkast sem sameign allra húseigenda í samræmi við fjöleignahúsalögin, sem þeir allir allir eiga að halda við, á meðan notendakerfið nær til þátta sem oft flokkast undir séreignir eða sameign sumra.

      Ef við skoðum hvernig þessi skipting væri t.d. í fjölbýlishúsi þar sem íbúðir eru í séreign þá er utanhússviðhaldið nánast allt í sameiginlegri ábyrgð eigenda ásamt grunnkerfum hússins, á meðan innanhússviðhaldið er á vegum séreigna eða sameigna sumra (stigagangar) og því líklega ekki í viðhaldskerfi húsfélagsins.

      Væri húsið og íbúðirnar hins vegar í eigu eins aðila þá væri allt viðhaldið á vegum hans og það tekið allt með í viðhaldskerfinu.

      Þetta á við um aðrar gerðir húsa einnig.

      Eignaskipting húsa getur verið flókin og kallað á margar gerðir viðhaldsáætlana. Þá er hægt að gera fleiri viðhaldsáætlanir í viðhaldskerfinu fyrir húsið. Notendur geta breytt þessari skiptingu í áætlun sinni með því að breyta og/eða bæta við viðhaldsflokkum eins og áður er nefnt og með því að færa liði á milli viðhaldsflokka.   Æskilegt er þó að halda slíkum breytingum í lágmarki til að flækja ekki málin að óþörfu.

       

      • Gerð nákvæm viðhaldsáætlun fyrir einstök ár

      Þegar kemur að því að taka ákvarðanir um viðhald ársins þá er flett upp á áætlun ársins og valið viðkomandi ár í reitnum „Veldu ár“ í langtímaáætluninni og hakað þar við „Opna (ár) áætlun“ og beiðnin staðfest.

      Þá birtist sama form og fyrir nákvæmu áætlunina, en nú eru eingöngu í áætluninni þeir þættir sem áætlað er að vinna það árið.

      Þessa áætlun má vinna á sama hátt og grunnáætlunina, þ.e. að skipta út liðum, fella niður og breyta liðum. Þær breytingar hafa engin áhrif á langtímaáætlunina eða nákvæmu áætlunina. Gæta þarf þess og bregðast við ef hætta er á að slíkar breytingar hafi þau áhrif að eigninni sé of- eða vanviðhaldið vegna þeirra.

      Við getum hugsað okkur að komið sé að endurnýjun frárennslislagna samkvæmt langtímaviðhaldsáætluninni. Þetta er kostnaðarsöm aðgerð og ekki ólíklegt að eigendur vilji fresta henni eitthvað, ef það er talið óhætt. Verði það niðurstaðan eftir umræður og jafnvel athugun á ástandi lagnanna þá er einfalt að gera það.

      Tvær leiðir eru til þess. Önnur er að fara inn í langtímaáætlunina og færa inn í dálkinn „Næst gert árið“, það ártal sem ákveðið er að fara í viðhaldið. Færist þá síðara viðhald viðkomandi viðhaldsflokks til, í samræmi við það. Hin leiðin er að breyta líftíma viðhaldsþáttarins í kafla „4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“ og breytist þá líftíminn á þættinum eftir það allan þann tíma sem áætlunin nær til.

       

      • Magntöluskrá fyrir viðhald ársins má nota við útboð/samninga við verktaka

      Þegar ákvörðun um viðhald ársins liggur fyrir og búið að færa niðurstöður hennar inn í viðhaldskerfið, þá er jafnframt orðin til magntöluskrá sem er tilbúin til notkunar við útboð á viðhaldsverkinu.

      Því ferli er ekki lýst hér en vísað í notkunarleiðbeiningar BYGG-kerfisins undir „Tölvukerfi“ á heimasíðu Hannarrs www.hannarr.com , en í BYGG-kerfinu er að finna öll gögn sem þarf til samninga og stjórnunar framkvæmdanna.

       

      • Vistun gagna, útprentun og Húsbókin

      Öll áður nefnd gögn og önnur sem eru í viðhaldskerfinu eru vistuð þar. Þau má vista sem PDF skjöl á svæðinu „Gögn“ í viðkomandi kafla og er þá valið PDF merkið í hausnum með diskettunni og verður þeim þá ekki breytt eftir það. Þau má prenta út úr kerfinu að vild með því að velja PDF merkið í hausnum með græna boltanum eða með því að ná í skjalið á svæðið Gögn og prenta það út.

      Allar upplýsingar um unnin viðhaldsverk eru færðar inn í viðhaldskerfið í kafla „4.8 Húsbók – Viðhaldssaga hússins“. Þar verða til verðmætar upplýsingar sem nýtast t.d. við síðari ákvarðanir um viðhald hússins og einnig til upplýsinga við eigendaskipti þess.

       



      Hér má lesa greinargerð um viðhald bygginga: