Viðhaldskerfi fasteigna



Viðhaldskerfið


    
LOKSINS ER KOMIÐ VIÐHALDSKERFI FYRIR FASTEIGNIR !


Allir sem eiga fasteign, einir eða með öðrum, standa frammi fyrir því verkefni að halda eigninni við. Þetta þarf að gera skipulega þannig að kostnaður viðhaldsins sé sem minnstur til lengri tíma. Sumt þarf að gera oft og annað sjaldan. Þannig þarf t.d. að mála timburglugga utanhúss á 3 – 5 ára fresti á meðan málning á steinveggjum á að duga í 10 – 12 ár.

Öll höfum við heyrt um vandamálin vegna myglusvepps, sem stöðugt er að koma upp í húsum vegna ónógs viðhalds. Orsökin er oftast raki sem orðið hefur vegna leka eða vegna ónógrar loftræstingar og sem má auðveldlega koma í veg fyrir með skipulegu eftirliti og viðhaldi.  Hér er kynnt fullkomið viðhaldskerfi til að takast á við og koma í veg fyrir slík vandamál og til að áætla og halda utan um viðhald húsa til langs og skamms tíma.

Gerð er með kerfinu langtíma viðhaldsáætlun sem sýnir á einfaldan hátt hvað þarf að gera fyrir eignina á hverju ári á meðan eignin er í notkun og samtímis verður til grunnáætlun þar sem allir viðhaldsliðirnir eru tilgreindir og magn og kostnaður hvers þeirra áætlað ásamt þeirri tíðni sem viðhald þeirra skuli fara fram.  Eftir að búið er að aðlaga þessa áætlun að viðkomandi húsi þá gildir hún eftir það allan líftíma hússins, með einni viðbótarskipun sem er að uppfæra áætlunina að verðlagi á hverjum tíma.     

Eigendur geta notað áætlunina til að bjóða út viðhaldsverkefni ársins og fylgja viðhaldsframkvæmdunum eftir.  

Viðhaldskerfið er þáttur í BYGG-kerfinu, sem margir kannast við


ÁVINNINGURINN ?

  • Einfalt að vinna með. Sjálfvirkt kerfi, þar sem forsendur viðkomandi fasteignar er aðlöguð viðhaldskerfinu í eitt skipti og gildir eftir það allan líftíma byggingarinnar.
  • Mikill vinnusparnaður. Grunnviðhaldsáætlunin er þannig gerð í eitt skipti, sem endist síðan á meðan húsið er í notkun (t.d. 80 ár).
  • Raunhæf viðhaldsáætlun. Áætlunin byggist á stöðluðum módelum sem uppfærðar eru til samræmis fasteign notandans. Með því er tryggt að engu sé gleymt.
  • Réttar upphæðir viðhaldsáætlunar. Viðhaldskerfið sækir einingarverðin í byggingarverðskrá Hannarrs sem er uppfærð á þriggja mánaða fresti og með einni skipun er áætlunin uppfærð til viðhaldstímans.
  • Rétt viðhald bygginga. Viðhaldskerfið gengur út frá stöðluðum líftíma byggingaþátta. Þannig er stuðlað að því að ekki fari fram ótímabært viðhald en jafnframt að viðhaldi sé sinnt tímanlega. Þetta getur komið í veg fyrir stórtjón. Notandi getur breytt þessum líftíma í sinni áætlun.
  • Möguleikar notenda til eigin viðhaldsákvaraðana. Öllum áður nefndum viðhaldsþáttunum, magni, verði og líftíma getur notandinn breytt telji hann ástæðu til þess.
  • Forðar notendum frá tjóni vegna viðhaldsmistaka. Föst regla á viðhaldstillögum og mati á viðhaldsþörf kemur í veg fyrir tjón t.d. af rakaskemmdum og sveppamyndun vegna skorts á eftirliti.
  • Langtímaeftirlit með tíðni og kostnaði viðhalds. Vistun upplýsinga í Húsbókinni í viðhaldskerfinu tryggir notanda vitneskju um fyrri viðhaldsverk, hvað var gert og hvenær, hvaða efni var notað, hver vann verkið og hvernig verktakinn stóð sig o.s.frv. 
  • Sparnaður við verksamniga og framkvæmdir. Með tengingu viðhaldskerfisins við BYGG-kerfið fær notandinn aðgang að stöðluðum útboðs- og samningsgögnum vegna viðhaldsverka sinna og gögnum til að fylgja þeim eftir í viðhaldsframkvæmdunum. 

  


 

Notkunarleiðbeiningar viðhaldskerfisins

 

4.1 Upplýsingar um húsið

Þessi kafli er til að halda utan um upplýsingar um fasteignina og þau kerfi sem eru í fasteigninni og til að halda utan um upplýsingar um rekstur þessara kerfa.  Einnig er í kaflanum dagbók umsjónarmanns þar sem haldið er utan um ákvarðanir eigenda varðandi rekstur og viðhald fasteignarinnar og önnur samskipti sem snerta fasteignina.

Ef grunnupplýsingar hafa verið færðar í BYGG-kerfinu þegar húsið var byggt þá sem birtast þær sjálfkrafa í þessum kafla.  Ef ekki þá eru þær færðar hér inn.  Bæta má hér við upplýsingum eftir þörfum.

Þetta eru annars vegar upplýsingar sem bera nafnið „Grunnupplýsingar um verkið“ og birtast á öðrum síðum viðhaldskerfsiins, þar sem við á.  Hins vegar eru þetta upplýsingar um hönnuði, verktaka og aðra sem komu að verkinu í byggingu og báru ábyrgð á því o.m.fl.

Á sama hátt er nær viðhaldskerfið sér sjálfkrafa í handbók hússins úr BYGG-kerfinu og rekstrarhandbækur ef þær eru þar til.  Ef þessar handbækur eru ekki til í BYGG-kerfinu þá má bæta þeim hér við.

Ýmsar upplýsingar í handbók hússins eru sóttar í viðkomandi kafla BYGG-kerfisins og ef þær vantar þar þá má bæta þeim hér inn og er þá notuð skipunin „Breyta“ á viðkomadi stað í handbókinni og hlaða þeim þar inn.

Umsjónarmaður kerfisins færir sína dagbók í þessum kafla og vistar hér gögn sem snerta viðhaldið og sem skipta máli og sem er ekki gert ráð fyrir að séu á öðrum stöðum í kerfinu.

4.2 Viðhaldsáætlunin

Þetta er  mikilvægasti kafli viðhaldskerfisins.  Hér er grunnur viðhaldsáætlunarinnar búinn til og getur hann náð til allt að 80 ára frá því að lokið var við byggingu fasteignarinnar og hér einnig er unnið með og teknar nánari ákvarðanir um viðhald hvers árs.  Til að létta notendum verkið, flýta fyrir og tryggja að engu sé gleymt þá fylgja kerfinu staðlaðar viðhaldsáætlanir sem notendur geta nýtt sér þegar þeir búa sér til grunnforsendur viðhaldsins fyrir sitt hús.

Í undirkaflanum “Viðhaldsáætlun (Grunnkerfi og notendakerfi)” fer vinnan við áætlanagerðina fram að mestu leyti. 
Efst í þeim undirkafla er færð inn dagsetning og í ramma þar á eftir sem nefnist Grunnupplýsingar eru færar inn upplýsingar um húsið (veljdu orðið Breyta), ef ekki er þegar búið er að færa þær inn.  Þær hafa þá verið færðar inn í kafla 4.1, samkvæmt því sem fram kemur hér á undan, eða í kafla 1.1 þegar húsið var byggt. 

Hér má einnig færa inn byggingarkostnað hússins eins og hann var og hvert núvirði hans er og bera það saman við áætlaðan meðaltals viðhaldskostnað.  Niðurstaðan gefur vísbendingar um hvort viðhaldskostnaðurinn sé eðlilegur að meðaltali, of mikill eða og lítill.

Munið að vista ætíð allar færslur (vista með disklingnum í hausnum).


Áætlunargerðin gengur síðan þannig fyrir sig:


  1. Viðhaldsáætlunin

Í þennan reit eru færðar inn nokkrar af forsendunum fyrir viðhaldsáætlun byggingarinnar.  Ein af forsendunum er til hversu langs tíma áætlunin eigi að ná frá því að húsið var tekið í notkun, nefnt “Viðhaldstími í árum“.  Sjálfvalið tímabil er 80 ár, en því má breyta.  Önnur forsendan sem færð er inn er hvenær “Byggingu var lokið” og það er gert á eftirfarandi hátt, dæmi: 28-04-2006.  Út frá þeirri dagsetningu vinnur viðhaldsáætlunin.  Gætið þess að færa þetta á þann hátt sem hér er lýst.  Báðar þessar upplýsingar verður að færa inn til að viðhaldsáætlunin gefi rétta niðurstöðu.

  1. Viðhaldsáætlunin

Í þessum reit er flettigluggi sem sýnir þá viðhaldsáætlun eða þær viðhaldsáætlanir sem hafa verið gerðar.  Þar er einnig valreitur sem heitir “NÝ áætlun” sem er valinn þegar gera á viðhaldsáætlun, hvort sem það er fyrsta áætlun eða til að bæta við nýrri áætlun. 

Þegar stofnuð hefur verið viðhaldsáætlun þá þarf annað hvort að velja þá liði sem hún á að innihalda úr byggingarverðskránni lið fyrir lið og er þá valin Tóm áætlun eða velja Staðlaða viðhaldsáætlunMeð fyrri aðferðinni velur notandinn alla þætti viðhaldsins, magn og viðhaldsflokka á meðan sú síðari færir notandanum tillögu að viðhaldsáætlun og þarf notandinn þá bara að yfirfara hvort liðirnir passi við viðkomandi hús.  Hann aðlagar þá þættina að húsinu og magn þeirra. Þetta þarf að gera fyrir hvert hús í byrjun áætlunargerðarinnar, en bara í það skipti í báðum tilvikum.

Einnig þarf að huga að Flokkun viðhaldsþáttanna  en má sjá í kafla “4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“.  Þar eru liðirnir flokkaðir út frá líftíma og kerfum (Grunn eða Notenda) þannig að þeir liðir sem á að vinna samtímis eru flokkaðir saman í viðhaldsflokk.  Í stöðluðum viðhaldsáætlunum er búið að flokka liðina á þann hátt, en notandi getur flutt þá á milli flokka og/eða búið til nýja viðhaldsflokka.

Nefna má liðina í þakinu við endurnýjun þeirra sem dæmi um þetta.  Þar er þakklæðning, þakrennur og þakniðurföll ofl. sett í sama flokk, enda oftast unnir samtímis.  Með því að velja reitinn Nánari skýringar í langtímaáætluninni má sjá hvaða liðir eru í viðhaldsflokknum og ef á að breyta því er farið inn í Grunnáætlunina.vidhaldsaaetlun-grunnaaetlun-4-2-2

Stöðluð viðhaldsáætlun er unnin þannig að valin er skipunin “Stöðluð viðhaldsáætlun” og valin gerð byggingar í flettiglugga sem þá birtist sem passar við viðkomandi hús, færð inn brúttóstærð hússins í fermetr (m2) og valinn hnappinn “Útbúa áætlun“.  Þar með er notandinn búinn að stofna staðlaða viðhaldsáætlun fyrir hús af sömu gerð og stærð og hann valdi. 

Notandinn sparar sér mikla vinnu með því að fara þessa leið og hann gleymir síður einhverjum liðum sem “hann þarf að muna eftir”.  Eftir sem áður þarf hann að reikna og færa inn magn hvers magntöluliðar fyrir húsið sitt og skipta út liðum sem eru öðru vísi í því staðlaða.  Þetta er unnið í Grunnáætluninni af aðilum sem hafa þekkingu á byggingarmálum svo sem verkfræðingum, byggingarmeisturm o.fl.  Hannarr ehf býður upp á aðstoð við að útbúa/yfirfara grunnáætlunina.

Að þessu gerðu er notandinn bæði kominn með langtímaviðhaldsáætlun sem gildir óbreytt út líftíma hússins, svo fremi að einhverjum liðum sé ekki breytt á tímabilinu og með viðhaldsáætlun hvers árs.

  1. Viðhaldsáætlun (Grunnkerfi og notendakerfi) – Langtímaáætlun

Langtímaviðhaldsáætlunin gengur út frá áður nefndri grunnáætlun og því hversu lengi hver tiltekinn liður í byggingunni endist.  Í viðhaldskerfinu er búið að gera ráð fyrir ákveðinni endingu (líftíma) hvers liðar sem oft byggist á “fysiskri” endingu en í sumum tilvikum á endingu sem stjórnast af öðru, svo sem þörf á nýju útliti eða tískusveiflum (dæmi um það er verslunarhúsnæði).

Þessum forsendum getur notandinn breytt í kafla “4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“, en þar er búið að safna liðum saman í flokka sem eru sama eðlis og hafa sama líftíma og breytast þá allir liðir í flokknum.  Ákveði notandinn t.d. að mála skuli útveggi og þak á 12 ára fresti í stað 10 ára þá minnkar kostnaður við þann lið svo fremi frestunin hafi ekki orsakað skemmdir sem hækki kostnað á móti.  Það verður hann að meta.vidhaldsaaetlun-4-2-1

Í viðhaldsáætluninni er gert ráð fyrir að viðhaldsverkum fylgi ákveðinn kostnaður sem við getum kallað undirbúnings og stjórnunarkostnað.  Liðurinn nefnist Aðataða og ófyrirséð.   Þar er um að ræða úttekt á ástandi hússins, samningagerð vegna viðhaldsframkvæmdanna, eftirliti með þeim, aðstöðu, ófyrirséðra verkþátta o.fl.  Þetta er kostnaður sem að hluta til verður verktakakostnaður en að verulegur leyti lendir hann beint á eigandanum.

Notandinn er nú kominn með viðhaldsáætlun sem sýnir honum hvernig viðhaldið verður á hverju ári á meðan húsið endist miðað við þær forsendur sem fram koma og hann hefur fært inn eða samþykkt.

Upphæðirnar í viðhaldsáætlunum byggjast annars vegar á þeim magntölum sem koma fram í grunnáætluninni og hins vegar á verðum í byggingarverðskrá Hannarrs.  Magnið breytist yfirleitt ekki, á meðan verðin í byggingarverðskránni eru uppfærð á þriggja mánaða fresti.  Hvenær sem er má uppfæra viðhldsáætlunina til gildandi verðlags með því að velja skipunina “Uppfæra verð”.  Við það breytast öll verð til samræmis við verðin í byggingarverðskránni og þar með heildar viðhaldskostnaður hvers árs.

Breyta má tíðni viðhalds viðhaldsflokkanna í langtímaviðhaldsáætluninni með því að færa inn ártal í dálkinn “Síðast gert” eða “Næst gert“.   Þegar þetta er gert þá færist viðhald liðarins þar á eftir um sama árafjölda.  Þetta gildir fyrir þessa einu viðhaldsáætlun á meðan tíðninni er breytt samtímis í fleiri en einni viðhaldsáætlun með því að gera breytingu í kafla “4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta” og breytast þá allar áætlanirnar sem gerðar hafa verið.

Viðhaldsáætlunin ber nú sama nafn og staðlaða viðhaldsáætlunin og er ráðlagt að breyta því, sjá valhnappinn “Breyta heiti” í Grunnáætluninni.

  1. Viðhaldsáætlun ársins 

Auk langtíma viðhaldsáætlunarinnar er notandinn nú einnig kominn með viðhaldsáætlun fyrir hver ár yfir allan viðhaldstíma hússins.   Til að vinna með ákveðið ár velur hann skipunina “Veldu ár” og síðan “Opna (ár) áætlun“.  Þá er hann kominn inn í nákvæma áætlun fyrir það ár sem hann valdi.  Vakin er athygli á að það getur verið tóm áætlun, ef ekki er áætlað neitt viðhaldsverk á því ári.

Viðhaldsáætlun ársins má breyta að vild án þess að það hafi áhrif á langtímaáætlunina eða grunnáætlunina, en hafa ber í huga að slíkt getur haft áhrif sem þarf að taka tillit til í framhaldinu og getur þurft að gera breytingar á langtímaáætluninni af þeirri ástæðu.  Notandi getur bætt við liðum, frestað liðum o.s.frv.  Ef ákveðið er t.d. að fresta einhverju viðhaldi þá er líklegt að það komi fljótlega að því, sem getur kallað á breytingar í áætluninni.  Einfaldast er að gera slíkar breytingar í langtíma viðhaldsáætlunini, með því að færa inn nýtt ár í dálkana “Síðast gert” og/eða “Næst gert“.  Við það breytist það sem eftir er af áætluninni til samræmis við það.

Einnig getur ástæðan verið að tíðni viðhaldsins ætti að vera önnur til frambúðar og þá er því breytt í kafla “4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“.

Lesandi þessara leiðbeininga hefur kannske tekið eftir því að grunngögn, bæði langtíma viðhaldsáætlunar og viðhaldsáætlunar ársins eru unnin í BYGG-kerfinu, þ.e. að þangað nær viðhaldskerfið sér í upplýsingar og gögn, svo sem einingarverð og uppfærslur þeirra.  Þetta er engin tilviljun og ástæðan fyrir því er sú að viðhaldskerfið er hluti af BYGG-kerfinu og að ekki verður unnið með viðhaldskerfið án þess að vera jafnframt með BYGG-kerfið.  Lesandinn hefur kannski einnig séð að notandi viðhaldskerfisins er nú með í viðhaldskerfinu hluta af samningsgögnum fyrir það viðhaldsverk sem stendur til að vinna, þ.e. nákvæma magnskrá yfir það sem á að gera, verklýsingar og áætlaðan kostnað.

Í BYGG-kerfinu hefur hann einnig önnur gögn sem hann þarf til að ganga frá samningi svo sem verkskilmála og útboðsform og samningsform.  Einnig eru þar gögn, form og kerfi til að fylgja verkinu eftir í framkvæmd þess.

Ekki verður lýst notkun BYGG-kerfsins hér, heldur vísað á heimasíðu Hannarrs ehf www.hannarr.com og þar á Tölvukerfi.

Notanda er bent á að vista ætíð „Viðhaldsáætlun ársins“ á svæðinu „Gögn“ í þessum kafla, sem sýnir það viðhald sem raunverulega fór fram. Með því móti er alltaf hægt að fletta upp á hvað var í raun gert og hvað það kostaði á þeim tíma sem viðhaldið fór fram.

Gert er ráð fyrir að Þessi gögn verði einnig hluti af “Húsbók – Viðhaldssögu hússins” sem er í kafla 4.8 í viðhaldskerfinu og vistuð þar.  Þessi bók segir viðhaldssögu hússins, hvað var gert og hvenær, hvaða efni voru notuð, hvernig verkið var unnið og af hverjum.  Þessi bók tekur við af Handbók hússins, sem var afhent eiganda við lok framkvæmda, í samræmi við mannvirkjalög.

  1. Grunnkerfið og Notendakerfið 

Viðhaldskerfið nær til viðhalds húsa í heild, bæði sameignar og séreigna og einnig viðhalds utanhúss og innan.  Stöðluðu viðhaldsáætlanirnar vinna þannig.  Það getur því verið ástæða til að vinna með fleiri viðhaldsáætlanir fyrir fasteignina, t.d. þannig að húsfélagið stofnaði áætlun fyrir sameiginlega þætti sem aðallega flokkast hér sem grunnkerfi, en innihalda einnig þætti sem flokkaðir eru sem notendakerfi.  Einfaldast er að gera þetta með því að stofna staðlaða viðhaldsáætlun og fella brott liði sem ekki eru á vegum húsfélagsins og aðlaga aðra að ábyrgð þess.

Liðum viðhaldsáætlana er sem sé skipt upp í Grunnkerfi og Notendakerfi.  Grunnkerfið nær til þátta sem eru oftast á sameiginlega ábyrgð eigenda í fjöleignarhúsi á meðan Notendakerfið nær til þátta sem falla undir séreignir.  Þetta er gert til að notendurnir geti séð hvaða viðhald er á sameiginlegri ábyrgð hússins og hvað er á ábyrgð notandans (oft séreign).  Þessari skiptingu getur notandi kerfisins breytt í sinni áætlun.  Þessi skipting er þó ekki einhlýt.  Oft er t.d. leiguhúsnæði að fullu í eigu sama aðila.  Í þeim tilvikum þar sem íbúðir eru í séreign, þá þarf að draga séreginarþættina frá til að áætlunin gildi fyrir sameigin hússins.  Sé eigandinn og notandinn sá sami eru bæði Grunn- og Notendakerfið á hans ábyrgð og á hans kostnað.

Almennt má segja að líftími viðhaldsþátta grunnkerfisins byggi að mestu á „fysiskri“ endingu á meðan líftími notendakerfisins byggi oftar á tæknilegri endingu og kröfum um útlit og tísku.

  1. Líftíminn 

Líftíminn ákvarðar á hvaða árabili viðhald eða endurnýjun verkþátta skuli fara fram. Líftími verkþáttanna er ákveðinn í kafla „4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“ og þar er lýst hvernig það er gert.  Ef líftíma einhvers flokks er breytt þá hefur það áhrif á þann tíma sem eftir er af áætlunartímabilinu, en ekki á þann tíma sem liðinn er.

  Annað 

Viðhald húss ákvarðast út frá líftíma einstakra byggingarhluta sem byggist ýmist á „fysiskri“ endingu þeirra, tæknilegri getu eða útliti. Þetta er flókið mál og viðhorfin mörg eins og kemur fram í greinargerðinni:  Hugsað um húsið

 

4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta

Þetta er  einnig mjög mikilvægur kafli viðhaldskerfisins, þó að hér fari ekki jafmikil vinna fram og í kaflanum hér á undan.  Hér er flokkun viðhaldþáttanna ákveðin og hversu þétt viðhald hvers flokks skuli fara fram.  Flokkunin byggist annars vegar á líftíma viðhaldsþáttanna og hins vegar á því að flokkunin stuðli að skilvirku og jafnframt hagkvæmum viðhaldsframkvæmdum.  Þannig eru þættir sem þurfa viðhald á sama eða svipuðum tíma þ.e. hafa svipaðan líftíma, settir saman í flokk.  Við getum t.d. hugsað okkur málun steinsteyptra útveggja að utan. Þegar sú vinna fer fram er um leið eðlilegt að fram fari viðgerð á skemmdum sem eru á múrnum þ.e. múrviðgerðir þó að þær gætu farið fram oftar eða sjaldnar eftir ástandi múrsins.  Ef ætti að fara í múrviðgerðir útveggja að utan á öðrum tíma en málað er þá væri nánast örugglega verið að eyðileggja málningu sem ætti annars eftir að endast lengur auk þess sem hverju viðhaldsverki fylgir fastur kostnaður sem kæmi þá tvisvar fyrir í stað einu sinni.  Það væri varla hagkvæmt.  Einnig þarf að hafa í huga að ólík verk geta haft í för með sér sama verklið svo sem verkpalla, en þá þarf að nota við mismunandi verk.  Notandi getur flutt þætti á milli viðhaldsflokka þegar hann gerir grunnviðhaldsáætlunina eða viðhaldsáætlun ársins.

Ef viðhaldið væri ekki flokkað á þennan hátt væri stöðug verið að vinna við viðhaldsframkvæmdir, stórar og smáar, í stað þess að draga viðhaldið saman í flokka eins og hér er gert og vinna það í færri en stærri viðhaldsverkum.

  • Flokkarnir, grunnkerfið og notendakerfið   vidhaldsaaetlun-forsendur-4-3

Viðhaldsflokkarnir hafa sömu númer og kaflar byggingarverðskrárinnar, enda sækja liðir kaflans gögn sín í þá kafla í grunngerð viðhaldsáætlananna og í viðhaldsáætlun ársins.  Í undirliðnum “Flokkun og líftími viðhaldsþátta” koma flokkarnir fram og jagnframt hvort um sé að ræða hvort flokkurinn tilheyri Grunnkerfi hússins eða Notendakerfi þess.  Þessu getur notandinn ekki breytt.  Einnig kemur fram líftími flokksins, en hann kemur sjálfkrafa upp og er ákveðinn af höfundi viðhaldskerfisins.  Notandinn getur hins vegar breytt þessum líftíma finnist honum hann of stuttur aða of langur og gildir sú breyting fyrir það verk sem hann er að vinna við.  Líftíminn er gefinn upp í árum.  Ef líftíma einhvers flokks er breytt þá hefur það áhrif á þann tíma sem eftir er af áætlunartímabilinu, en ekki á þann tíma sem liðinn er.

Munurinn á grunnkerfi áætlunarinnar og notendakerfi er sá að liðir grunnkerfisins eru oftast á sameiginlegri ábyrgð eigenda hússins ef um fjöleignarhús er að ræða á meðan liðir notendakerfisins eru á ábyrgð notendanna (séreign).  Þessi skipting er að sjálfsögðu ekki algild  Ekki er þó hægt að ganga út frá þessari skiptingu í öllum

tilvikum og þarf að passa upp á að rétt sé skipt.

Sé eigandinn og notandinn sami aðilinn þá eru bæði Grunn- og Notendakerfið á ábyrgð hans svo og kostnaður.

Almennt má segja að líftími viðhaldsþátta grunnkerfisins byggi að mestu á „fysiskri“ endingu á meðan líftími notendakerfisins byggi oftar á tæknilegri endingu og kröfum um útlit og tísku.

Notandinn velur nú aftur undirkaflann Viðhaldsáætlun (Grunnkerfi og notendakerfi) og er þá kominn þar með rétta lantímaviðhaldsáætlun fasteignarinnar.  Hann sér þar þá flokka sem áætlunin nær til, kostnað hvers flokks á áætlunartímanum og kostnað að meðaltali á ári og hvernig hann skiptist niður á árin á líftíma húsins.
  

4.4 Myndir vegna viðhalds

Í þessum kafla eru tveir aðalkaflar, annar til að geyma ljósmyndir og hinn hreyfimyndir.  Myndirnir eru af atriðum sem varða viðhald hússins, bæði til að sýna viðhaldsþörf og hvernig viðhaldið er unnið.  Þetta eru myndir þar sem skipt getur máli að sjá atriði á mynd, áður en viðhaldsframkvæmdir hefjast, meðan á framkvæmdum stendur og einnig síðar.  Hér getur verið um að ræða að sýna þörfina á viðhaldi, hvernig ákveðin atriði eru leyst eða sýna mistök við einhverja framkvæmd.

Valin er skipunin “Velja mynd” eða “Velja myndband”.  Færa má inn dagsetningu, númer og heiti á myndunum og velja síðan síðan “Browse” og náð í myndina/myndbandið og hanni/því halðið upp.  Velja má margar myndir/myndbönd með einni skipun.  Myndirnar raðast inn þannig að nýjasta myndin raðast efst.

4.5 Skýrslur og önnur gögn um viðhald hússins

Oft verða til ýmis gögn varðandi viðhald húsa svo sem úttektir á viðhaldsþörf, vottorð um verklok, tryggingarskjöl vegna viðhaldssamninga, samkomulag um aukaverk vegna viðhalds o.fl. Þessi skjöl eru vistuð í þessum kafla, ef þau eiga ekki heima á öðrum stöðum í kerfinu.

Farið er inn á undirkaflann „Skýrslur, úttektir og önnur gögn vegna viðhalds“ og valin skipunin „Browse..“, náð í skjalið og því hlaðið inn. Ná má í mörg skjöl í einu og einnig má setja við þær dagsetningu, númer ofl.

4.6 Fundir um viðhaldsmálefni 

Fremst í þessum kafla er þetta yfirlit sem segir til um hvaða gögn eru í kaflanum og hvernig skuli vinna með þau og þar á eftir kemur undirkaflinn “Leiðbeiningar” sem lýsir hvernig skuli vinna með þá undirkafla sem eru í kaflanum.

Þar á eftir kemur liður sem nefnist “Fundargerðir” sem er aðalundirkafli þessa kafla.  Þar er boðið upp á að skrá og vista fundargerðir á meðan fjallað er um viðhald hússins, áætluð þörf, reiknaður kostnaður o.s.frv.

Til þess að fundur geti farið skipulega fram er nauðsynlegt að stuðst sé við fyrirfram ákveðnar reglur, þ.e. fundarsköp.  Fundarstjóra er falið mikið vald á fundum. Úrskurðum hans og ákvörðunum um fundarsköp má þó ætíð bera undir atkvæði fundarmanna.  Skýrar reglur takmarka jafnframt vald fundarstjóra til misbeitingar á því.

Fundi skal halda reglulega á meðan á viðhaldi stendur, nema aðilar komi sér saman um annað. Fundargerðir ritar eftirlitsmaður verkkaupa eða annar sem aðilar koma sér saman um.

Mælt er með að aðilar komi sér saman um að fundarritari sendi öllum fundarmönnum afrit af fundargerðinni a.m.k. 2 dögum fyrir næsta fund og að þeir sem ekki gera athugasemdir við fundargerðina á þeim fundi teljist samþykkir henni.

Síðasti liðurinn er Gögn, en þar má halda utan um gögn sem tilheyra þessum kafla, t.d. fundargerðir í PDF formi og önnur gögn sem æskilegt er að geyma og tilheyra kaflanum.  Í skýringarglugga á svæðinu má færa inn skýringar við þessi gögn eftir því sem notandi telur ástæðu til.

4.7 Efnisupplýsingar 

Fremst í þessum kafla er þessi undirkafli sem inniheldur leiðbeiningar yfir hvernig skuli vinna með þau gögn sem eru í kaflanum.

Næsti undirkafli nefnist “Efnisupplýsingar viðhaldsþátta” og er þar að finna form til að halda utan um upplýsingar um efni sem notað er við þau viðhaldverk sem unnin eru vegna fasteignarinnar.

Undirkaflanum er skipt niður í svæði þar sem færðar eru inn efnisupplýsingar í samræmi við heiti hvers svæðis.

Í Reitinn “Lýsing” eru færðar nánari upplýsingar um verkið sem gagnlegar eru síðara viðhaldi hússins, svo sem um efni litanúmer  ábyrgðarskírteini ofl. sem getur gagnast við ákvarðanatöku og auðveldar vinnu við síðara viðhald byggingarinnar.

Í reitinn “Annað” eru færðar aðrar gagnlegar upplýsingar um viðhaldsverkið.

Bæta má við tölvutækum gögnum um verkið eftir því sem notandinn vill, með því að nota skipunina “Bæta við skrá”.

Að lokum eru færslurnar vistaðar með skipuninni “Vista” og raðast þá sú nýjasta efst.  Hægt er að bæta við og breyta þessum færslum þegar notandi vill, en eins og´við færsluna í upphafi þarf að muna að vista færslur.

4.8 Húsbókin – fyrri viðhaldsverk og ástand hússins nú

Fremst í þessum kafla er þessi undirkafli sem inniheldur leiðbeiningar yfir hvernig skuli vinna með þau gögn sem eru í kaflanum.

Næsti undirkafli nefnist “Húsbókin – fyrri viðhaldsverk” og er þar að finna form til að halda utan um upplýsingar um fyrir viðhaldverk sem unnin hafa verið vegna fasteignarinnar.  með hliðsjón af þessum upplýsingum má t.d. ákveða nánar hvenær viðhald skuli fara fram næst.

Í upphafi er valin er skipunin “Ný færsla” og síðan skráðar þær upplýsingar sem gert er ráð fyrir í byrjun, svo sem númer viðhaldsverksins, á hvaða ári það fór fram, hver var verktakinn, stutt lýsing á verkinu og hver heildarkostnaðurinn var.  Ætíð verður að vista færslur í lokin með skipuninni “Vista” til að þær geymist.

Í Reitinn “Lýsing” eru færðar nánari upplýsingar um verkið sem gagnlegar eru síðara viðhaldi hússins, svo sem um efni litanúmer  ábyrgðarskírteini ofl.

Í reitinn “Umsögn um verktaka” færir notandi reynslu eigenda af verktaka, samskiptum við hann og hvernig verki hann skilaði.

Í reitinn “Annað” eru færðar aðrar gagnlegar upplýsingar um viðhaldsverkið.

Bæta má við tölvutækum gögnum um verkið með því að nota skipunina “Bæta við skrá”.

Að lokum eru færslurnar vistaðar með skipuninni “Vista” og raðast þá sú nýjasta efst.  Hægt er að bæta við og breyta þessum færslum þegar notandi vill, en eins og´við færsluna í upphafi þarf að muna að vista færslur.

Markmiðið með því að halda utan um þessar upplýsingar er að auðvelda ákvarðanatöku um hvenær tímabært sé að far út í viðhald sömu þátta að nýju og hvernig skuli standa að því.

Notanda kerfisins er bent á að vista ætíð „Viðhaldsáætlun ársins“ í þessum kafla, en hún sýnir það viðhald sem raunverulega fór fram og hvenær.  Gert er ráð fyrir að Þessi gögn verði þannig hluti af “Húsbók – Viðhaldssögu hússins” sem þessi kafli heldur utan um.  Húsbókin segir viðhaldssögu hússins, hvað var gert og hvenær, hvaða efni voru notuð, hvernig verkið var unnið og af hverjum.  Þessi bók tekur við af Handbók hússins, sem er afhent er nú eiganda við lok framkvæmda í samræmi við mannvirkjalög. 



Hér má lesa greinargerð um viðhald bygginga: