Viðhaldskerfi fasteigna


 

Nú er komin á markaðinn fullkomið viðhaldskerfi fyrir fasteignir sem byggir á sama grunni og BYGG-kerfið, sem er mest notaða fasteignakerfi landsins og á rætur að rekja áratugi aftur í tímann.

Um leið og þú ert búin/n að færa inn brúttóflöt hússins þá ertu komin/n með viðhaldsáætlun þess til 80 ára, bæði í heild og fyrir hvert ár, miðað við hefðbundið hús af sömu gerð.

Þetta er stöðluð viðhaldsáætlun sem síðan er aðlöguð þínu húsi og gildir eftir það næstu 80 árin m.a. vegna tengingar viðhaldskerfisins við byggingarverðskrá Hannarrs.

 

ÁVINNINGURINN

  • Einfalt að vinna með. Sjálfvirk tillaga að viðhaldsáætlun.
  • Mikill vinnusparnaður. Tillaga að viðhaldsáætlunininni er aðlöguð að húsinu þínu og gildir síðan á meðan húsið er í notkun (t.d. 80 ár).
  • Vegna tillögu kerfisins að viðhaldsáætlun fyrir fasteignina aukast líkurnar á að ekkert gleymist.
  • Rétt viðhaldsáætlun. Það er vegna þess að áætlunin byggir á stðalaðri áætlun um viðhaldþætti og magn þeirra og á líftíma og einingarverðum í byggingarverðskrá Hannarrs.
  • Réttur kostnaður á hverjum tíma. Áætlunin er uppfærð til verðlags hvers tíma með einni skipun.
  • Rétt viðhald bygginga. Þar sem gengið er út frá stöðluðum líftíma byggingaþátta er komið í veg fyrir ótímabært viðhald, en jafnframt að viðhaldi sé sinnt eðlilega. Notandi getur breytt þessum líftíma í sinni áætlun sjái hann ástæðu til þess.
  • Eigin viðhaldsákvaraðanir. Öllum áður nefndum viðhaldsþáttunum, magni, verði og líftíma getur notandinn breytt telji hann ástæðu til þess.
  • Forðar notendum frá tjóni vegna viðhaldsmistaka. Föst regla á viðhaldstillögum og mati á viðhaldsþörf kemur í veg fyrir tjón vegna skorts á viðhaldi, rakaskemmdum og sveppamyndun.
  • Eftirlit með tíðni og kostnaði viðhalds. Upplýsingar um áður framkvæmt viðhald hússins er vistað í Húsbókinni, hvað var gert og hvenær og hvað það kostaði, hvaða efni var notað, hver vann verkið og hvernig verktakinn stóð sig o.s.frv.
  • Sparnaður við viðhaldsframkvæmdir. Sé notandinn jafnframt með BYGG-kerfið færir hann viðhaldsáætlun sína yfir í það kerfi með einni skipun og stjórnar viðhaldsframkvæmdumum í því kerfi.

 

VIÐHALD MEÐ VIÐHALDSKERFINU

 

Í upphafi þarftu bara að vita brúttóstærð hússins og hvenær það var tekið í notkun. Þessar upplýsingar getur þú t.d. sótt í Borgarvefsjá Reykjavíkurborgar eða fengið þær hjá byggingarfulltrúa þíns sveitarfélags

Ef þú velur síðan að gera staðlaða viðhaldsáætlun þá ertu þar með komin/n með uppkast að viðhaldsáætlun fyrir húsið þitt til næstu 80 áranna, ár fyrir ár.

Þetta er ekki flókið eða hvað ?

Hér er komin góð áætlun sem sýnir hvað þarf að gera hvert ár þessa tímabils og hvað það muni kosta. Þessi áætlun gefur góða mynd af því sem þarf að gera (engu gleymt) og hvað það kostar. Áætlunin er sundurliðuð þannig að allir liðir koma fram sem þarf að taka með, öll verð og aðrar forsendur og er bæði langtímaáætlun og ársáætlun hvers árs.

Næst er farið yfir einstaka liði áætlunarinnar og gengið úr skugga um að þeir séu í samræmi við húsið þitt, skipt út liðum sem ekki eiga við og farið yfir magn einstakra liða.   Að þessu loknu eru forsendur áætlunarainnar réttar og þarf ekki að breyta þeim næstu 80 árin svo fremi húsinu sé ekki breytt á þeim tíma.   Allt sem þarf að gera er að uppfæra kostnaðinn og er það gert með einni skipun.

 

 

NOKKUR ORÐ UM HELSTU KAFLA VIÐHALDSKERFISINS

 

Kafli „4.1 Upplýsingar um húsið“  Inniheldur m.a. upplýsingar um húsið sem koma sjálfkrafa fram í öllum öðrum gögnum þess í kerfinu.   Einnig eru þar Handbók hússins, rekstrarhandbækur kerfa og dagbók umsjónarmanns.

Kafli „4.2 Langtímaviðhaldsáætlun“  Er annar aðalkafli viðhaldskerfisins og þar er grunnurinn að viðhaldsáætluninni lagður sem lýst er hér á undan, bæði fyrir lantímaáætlun og ársáætlun.

Kafli „4.3 Viðhaldáætlun ársins“ Er hinn aðalkafli viðhaldskerfisins, hann sýnir viðhald hvers árs. Þessa áætlun má vinna nánar óháð langtímaáætluninni.

Kafli „4.4 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“  Sýnir flokkun og líftíma viðhaldsþátta hússins. Í upphafi er hvorutveggja eins og það er uppsett í kerfinu. Eins og annað í kerfinu getur notandinn breytt þeim forsendum, ef hann telur ástæðu til þess og breytist þá viðhaldsáætlunin í samræmi við það.

Kafli „4.5 Myndir vegna viðhalds“.  Myndir og hreyfimyndir varðandi viðhald hússins eru vistaðar í þessum kafla.

Kafli „4.6 Skýrslur um ástand hússins“  Skýrslur sem gerðar eru um ástand hússins eru vistaðar í þessum kafla og notaðar við ákvarðanir um áframhaldandi viðhald hússins.

Kafli „4.7 Fundir um viðhaldsmálefni“.  Í þessum kafla eru skráðir fundir og vistaðar fundargerðir sem snerta viðhaldsmál hússins.

Kafli „4.8 Efnisupplýsingar“.  Í þessum kafla er haldið utan um upplýsingar um efni sem notað er við viðhald hússins, birgja, efnisgerðir, litanúmar o.s.frv.

Kafli „4.9 Húsbók – Viðhaldssaga hússins“.  Hér er haldið utan um viðhaldssögu hússins, þ.e. fyrri viðhaldsverk og er m.a. til að nota við ákvarðanir um viðhaldþörf og áframhaldandi viðhald.

Kafli „4.10 Gátlistar“.  Í þessum kafla er að finna gátlista til nota við ástandsskoðun húsa, bæði utan- og innanhúss. Mikilvægt er t.d. að slík ástandsskoðun fari fram þegar tekið er við húsi, hvort sem um er að ræða nýtt eða gamalt hús, til að fá vitneskju um ástand þess á þeim tímapunkti.

Kafli „4.11 Annað“.  Í þessum kafla er haldið utan um upplýsingar um annað sem snertir viðhald hússins og ekki er gert ráð fyrir í áður nefndum köflum.

 

  

 


 Notkunarleiðbeiningar viðhaldskerfisins


 

Hvernig unnið er með Viðhaldskerfi fasteigna  

Viðhaldskerfið vinnur með einingarverð byggingarverðskrár Hannarrs þannig að þeir sem eru jafnframt með BYGG-kerfið geta notað gögn viðhaldskerfissins við útboð og/eða samninga við verktaka um þær framkvæmdir sem ákveðnar eru í viðhaldskerfinu.

Fyrsti undirkafli viðhaldskerfisins inniheldur “Leiðbeiningar” fyrir þá þætti sem koma fyrir í kaflanum og síðasti undirkaflinn “Gögn” er til að vista gögn sem snerta viðhaldið og fjallað er um í kaflanum. 

Hér á eftir er farið yfir það hvernig unnið er með viðhaldskerfið.

 

  • Haldið utan um grunnupplýsingar hússins – kafli 4.1

Í hinum ýmsu gögnum viðhaldskerfisins þarf að koma fram hvaða hús er verið að fjalla um svo sem staður, eigandi, staðgreininúmer, landnúmer., verknúmer. o.fl.  Þessar upplýsingar eru færðar inn í kerfið í kafla 4.1 á svæði þar sem nefnist „Grunnupplýsingar“.  Þessar upplýsingar koma eftir það sjálfkrafa fram í skjámyndum viðhaldskerfisins og í flestum þeim gögnum sem verða til í kerfinu.

Hafi BYGG-kerfið verið notað við byggingu hússins, þá hafa grunnupplýsingar þessar að líkindum þegar verið færðar inn og eru þá jafnframt í viðhaldskerfinu.

 

  • Gerð langtímaviðhaldsáætlun samkvæmt staðlaðri fyrirmynd – kafli 4.2

Langtíma viðhaldsáætlun er unnin í kafla 4.2 Langtímaviðhaldsáætlun.  Valin er dagsetning dagsins, færður inn „Viðhaldstími í árum“ (sjálfvalin lengd áætlunarinnar 80 ár), færður inn byggingarkostnaður (helst núvirtur) og færð inn sú dagsenting sem byggingu var lokið.  Það er jafnframt upphafstími viðhaldsáætlunarinnar.  Reitina „Viðhaldstími í árum“ og „Byggingu lokið“ þarf án undantekninga að fylla út til að áætlunin virki.

Viðhaldskerfið sleppir ætíð því viðhaldi sem lendir á síðasta ári viðhaldstímanns og á þessum stað er líka val um að sleppa viðhaldi síðustu ára af viðhaldstíma hvers viðhaldsflokks þ.e. að sleppa viðhaldinu þegar minna en 25% er eftir viðhaldstíma viðhaldsflokksins.

Að þessu gerðu verður að vista færslurnar (mynd af disklingi í hausnum).

Næst er valið um að vinna út frá „Tómri“ áætlun eða „Staðlaðri“.  Við mælum með að sú síðarnefnda sé valin eins og áður ernefnt, þar sem það einfaldar notandanum vinnuna og hann fær þá strax góða mynd af væntanlegu viðhaldi hússins.  Hann gleymir líka síður þáttum sem eiga að vera með í áætluninni.

Eftir val á staðlaðri viðhaldsáætlun er næsta skref að velja í flettiglugga það viðhaldsmódel sem við á, færa inn brúttóstærð hússins í m2 og velja skipunina „Útbúa áætlun“.  Við það verður til stöðluð viðhaldsáætlun fyrir húsið, bæði langtímaáætlun og viðhaldsáætlun fyrir hvert ár yfir líftíma hússins.

Áætluninni er síðan gefið nafn á þessum stað.

Nú er notandinn kominn með staðlaða viðhaldsáætlun fyrir hús af þeirri stærð og gerð sem hann valdi og er næsta verkefni hans að aðlaga þætti áætlunarinnar að húsi sínu, þ.e. að skipta út þáttum sem ekki passa og færa inn reiknað magn viðhaldsþátta.  Það er það gert í „Nákvæmu viðhalds-áætluninni“.

Vakin er athygli á að áætluninni er skipt upp í tvö kerfi sem nefnast Grunnkerfi og Notendakerfi.  Í stórum dráttum má segja að þættir Grunnkerfisins eru þeir sem venjulega tilheyra sameign hússins alls á meðan þættir Notendakerfisins eru aðrir þættir hússins. 

Langtímaviðhaldsáætlunina má skoða á skjánum þar sem rennt er yfir öll ár viðhaldstimabilsins (sleði neðst á skjá). Þar sést hver áætlaður viðhaldskostnaður er hvert ár, hver hann er yfir líftíma hússins og hver árlegur viðhaldskostnaður er að meðaltali.

Út frá þessum upplýsingum má t.d. sjá hvert hlutfall árlegs viðhaldskostnaðar er af nýbyggingarkostnaði hússins, sem aftur getur gefið tilefni til að velta fyrir sér hvort hann sé hæfilegur, of lítill eða of mikill í lengdina. Hvort rétt sé og hagkvæmt t.d. að auka eða draga úr viðhaldi.

 

  • Gerð nákvæmrar áætlunar samkvæmt staðlaðri fyrirmynd (kafli 4.2)

Um leið og langtíma viðhaldsáætlunin var gerð varð sjálfkrafa til, í sama kafla, nákvæm viðhalsáætlun fyrir húsið.  Hafi verið gengið út frá staðlaðri viðhaldsáætlun, þá koma fram í áætluninni, allir venjulegir viðhaldsþættir húss af viðkomandi gerð og magn hvers þeirra.

Þar sem viðhaldsþættir stöðluðu áætlananna eru oft aðrir en hússins þá þarf að fara yfir þá og aðlaga þá að húsinu og jafnframt magn þáttanna. Það er hvoru tveggja gert í „Nákvæmu áætluninni“.

Hafi verið gengið út frá tómri áætlun eru engir þættir í grunnáætluninni og þarf þá að velja skipunina “Verkið og Byggingarlykillinn“ og færa þá inn lið fyrir lið, sem er gert með því að tiltaka magn viðhaldsþáttanna eins og lýst er hér á eftir og flokka þá í Grunnkerfi eða Notendakerfi og í Viðhaldsflokka.

Þetta mætti kalla gömlu leiðina og er hún miklu tímafrekari en sú fyrr nefnda.

Viðhaldskerfið gerir tillögu um viðhaldsflokk hvers viðhaldsþáttar.  Þessa flokkun þarf notandinn að yfirfara og breyta ef hann vill flokka viðhaldsþættina á annan hátt en þar er gert ráð fyrir.

Aðlögunin stöðluðu viðhaldsáætlunarinnar að húsi notandans er gerð í nákvæmu viðhaldsáætluninni.  Hún fer þannig fram að valin er skipunin “Verkið og Byggingarlykillinn“ og skoðað hvaða þætti (magntöluliði) staðlaða áætlunin hefur valið og í hvaða magni. Þarna er þessum þáttum breytt til samræmis við viðkomandi hús eftir þörfum, felldir niður liðir og/eða bætt við nýjum (ekkert gleymist).

Þetta er gert þannig að valinn er flokkur og birtast þá þeir kaflar sem eru í flokknum. 

Dæmi:  Ef valinn er flokkurinn “Frágangur utanhúss” þá birtast þeir kaflar sem eru í þeim flokki (5).  Í dálknum “Verð alls” sést hvort gert er ráð fyrir að einhverjir viðhaldsþættir séu í kaflanum, það sést á því að einhver upphæð er þá tiltekin þar.  Með því að velja þríhyrninginn framan við nafn kaflans þá birtast undirkaflar hans, sem geta verið margir.  Þar sést í hvaða undirkafla áætlaður viðhaldsþáttur er eða þættir.  Á sama hátt er valinn þríhyrningurinn framan við nafni undirkaflans og birtast þá magntöluliðirnir í kaflanum og þar með sá magntöluliður sem inniheldur áætlað magn, eða liðir.  Þarna er magni breytt, fellt niður eða fært inn, allt eftir því hvað við á og ýtt á “Enter” til að festa færsluna inni.       

Vilji menn bæta við nýjum liðum, sem ekki eru til í byggingarverðskránni er þeim bætt við með notkun plúsmerkisins neðst á skjá.

Með því að klikkað á „Viðhaldsfl.“ í magntöluliðnum birtast allir viðhaldsflokkarnir sem eru í viðhaldskerfinu og getur notandinn valið þar þann flokk þar sem hann vill að gildi fyrir þann magntölulið sem hann er að vinna með.

Munið eftir að ýta á „Enter“ eftir hverja breytingu.

Hafi byggingu hússins verið stjórnað með BYGG-kerfinu þá er líklegt að upplýsingar um þætti byggingarinnar og magn þeirra megi sækja þangað. Einnig aðstoða verkfræðistofur og fagaðilar húseigendur við að greina og magnsetja viðhaldsþætti húsa og þar með verkfræðistofan Hannarr ehf.

Aðlögun upplýsinga fyrir viðhaldskerfið þarf bara að vinna í eitt skipti. Eftir það gildir viðhaldsáætlunin allan líftíma hússins. Eina sem þarf að gera er að velja skipunina „Uppfæra verð“. Með því uppfærist áætlunin að nýjustu upplýsingum um einingarverð í byggingarverðskrá Hannarrs. 

Viðhaldskerfið gengur út frá fyrirfram ákveðnu álagi á liði áætlunarinnar til að mæta ófyrirséðum þáttum, aðstöðu og stjórnun á vegum eigenda og þarf því ekki að taka afstöðu til þeirra þátta við nákvæma áætlunargerðina, það er hins vegar gert við ársáætlanirnar ef notanda finnst ástæða til þess. Meirihluti þessara þátta eru utan við samning við verktaka um viðhaldsframkvæmdirnar, svo sem ófyrirséð, en þeir koma ætíð fyrir við viðhald bygginga, en í mismiklum mæli.

 

  • Viðhaldsáætlun ársins – kafli 4.3

Þegar kemur að því að taka ákvarðanir um viðhald hvers árs þá er viðkomandi ár valið í reitnum „Veldu ár“ í langtímaáætluninni og síðan valin skipunin “Opna (ár) áætlun”.

Þá er notandinn kominn inn í viðkomandi ársáætlun og getur unnið í henni að vild, frestað einhverju, flýtt einhverju bætt inn nýjum þáttum o.s.frv.  Notandinn er þá kominn með viðhaldsáætlun hússins fyrir það ár á skjáinn (Verkið), þar sem fram koma þeir viðhaldsþættir sem gert er ráð fyrir að vinna á því ári.  Með því að velja skipunina “Verkið og Byggingarlykilinn” þá fær hann jafnframt aðgang að byggingarverðskrá Hannarrs og getur náð þar í nýja þætti og verð. 

Notandi getur skipt upp viðhaldsáætlun ársins að vild. Hann getur t.d. gert sérstaka viðhaldsáætlun ársins fyrir viðhald þaksins, sérstaka fyrir útveggina að utan, sérstaka fyrir gluggana o.s.frv. Hver þessara áætlana er þá unnin sjálfstætt og vistast þannig og er aðgengileg til síðari upplýsinga um viðhald viðkomandi verkþátta.

Unnið er í áætlun ársins á sama hátt og í Nákvæmu áætluninni í Langtíma-áætluninni, eða þannig að valinn er flokkur og birtast þá þeir kaflar sem eru í flokknum o.s.frv. 

Dæmi: Ef valinn er t.d. flokkurinn “Frágangur utanhúss” þá birtast þeir kaflar sem eru í þeim flokki (5 kaflar).  Í dálknum “Verð alls” sést hvort gert er ráð fyrir að einhverjir viðhaldsþættir séu í kaflanum, sem sést á því að einhver upphæð er þá tiltekin þar.  Með því að velja þríhyrninginn framan við nafn kaflans þá birtast undirkaflar hans, sem geta verið margir.  Þar sést í hvaða undirkafla viðhaldsþáttur er sem reiknað er með, eða þættir.  Á sama hátt er valinn þríhyrningurinn framan við nafni undirkaflans og birtast þá magntöluliðirnir í kaflanum og þar með sá liður sem inniheldur áætlað magn, eða liðir.  Þarna er liðir felldir niður eða bætt við liðum, allt eftir því hvað á við og ýtt á “Enter” til að festa færsluna inni.  

Vilji menn bæta við nýjum liðum, sem ekki eru til í byggingarverðskránni er þeim bætt við með notkun plúsmerkisins neðst á skjá.

Ef notandi vill t.d. fresta einhverju af því sem langtímaáætlunin gerir ráð fyrir á viðkomandi ári þá getur hann annað hvort frestað viðhaldsflokknum með því að færa inn annað ártal í dálkinn “Næst gert árið” og frestast þá viðhald þess flokks sem því nemur og allt síðara viðhald þess viðhaldsflokks.  Eða hann frestar völdum þáttum viðhaldsins með því að eyða magni þeirra úr áætluninni. 

Hann getur þá kallað fram aðra ársáætlun með því að velja skipunina “Ný (ár) áætlun”, sem er þá með öllum upphaflegum þáttum ársáætlunarinnar og eytt úr henni þeim þáttum sem eru í hinni fyrri. Þá er hann kominn með tvær ársáætlanir sem samanlagt eru eins og ein upphafleg.

Breytingar í ársáætluninni hefur engin áhrif á langtímaáætlunina, en notandinn þarf að gæta þess að slíkar breytingar geta haft áhrif á þörf fyrir síðara viðhald og getur þurft að taka tillit til þess í langtímaáætluninni.  Það getur hann t.d. gert með því að færa inn ártal í reitina síðast gert og næst gert.   

Við getum hugsað okkur að komið sé að því að endurnýja frárennslislagnir samkvæmt langtímaviðhaldsáætluninni. Þetta er kostnaðarsöm aðgerð og ekki ólíklegt að eigendur vilji fresta henni eitthvað, ef það er talið óhætt. Verði það niðurstaðan eftir umræður og jafnvel athugun á ástandi lagnanna þá er einfalt að gera það á framangreindan hátt.

Tvær leiðir eru til þess eins og að framan segir. Önnur er að fara inn í langtímaáætlunina og færa inn í dálkinn „Næst gert árið“, það ártal sem ákveðið er að fara í viðhaldið. Færist þá síðara viðhald viðkomandi viðhaldsflokks til, í samræmi við það. Hin leiðin er að breyta líftíma viðhaldsþáttarins í kafla „4.3 Flokkun og líftími viðhaldsþátta“ og breytist þá líftíminn á þættinum eftir það allan þann tíma sem áætlunin nær til.

Í almenna kafla áætlunarinnar eru þættir sem verða til með prósentuálagi á aðra liði áætlunarinnar.  Þetta er t.d. eftirlit með verkinu, aðstaða og ófyrirséð.  Með því að taka út prósentuna sem birtist lengst til hægri í liðnum þá er álagið gert óvirkt og notandinn ákveður sjálfur upphæðina.  Þetta má t.d gert þegar skoða á hlut verktaka í áætluninni.

 

  • Viðhaldsflokkarnir yfirfarnir ásamt líftíma þeirra – kafli 4.4

Viðhaldsþættir eins húss skipta hundruðum og til að ná yfirsýn yfir þá og um leið stjórn á viðhalds-framkvæmdunum er þeim safnað saman í færri þætti sem nefndir eru „Viðhaldsflokkar“. Þeir geta verið á bilinu 20 til 30, en notandi viðhaldskerfisins stjórnar því að einhverju marki. Þessir flokkar eru sýndir og unnir í kafla 4.4  

Það sem ákveður hvaða þættir eru í hverjum viðhaldsflokki er líftími þáttanna sem segir til um á hvaða árabili er reiknað með að viðhald þeirra fari fram og einnig hvort reiknað sé með að vinna þá í sama viðhaldsverkinu og einhverja aðra viðhaldsþætti. Þannig fer t.d. oftast saman að vinna að múrviðgerðum utanhúss og mála húsið.

Í viðhaldskerfinu eru algengustu viðhaldsflokkarnir uppsettir með líftíma hvers þeirra, þ.e. tíðni viðhalds í árum. Sé notandi á því að of langur eða of stuttur tími sé á milli viðhalds þá breytir hann líftímanum í þessum kafla.

Þegar notandi fer að vinna með kerfið og finnur ekki viðhaldsflokk sem passar fyrir einhvern viðhaldsþátt, eða einhverja viðhaldsþætti, þá bætir hann við viðhaldsflokki á þessum stað.
Hann færir þá inn númer á viðhaldsflokknum og velur númer sem er í samræmi við aðalflokka í byggingarverðskrá Hannarrs.  Sé tekið dæmi um málun utanhúss þá býður hún sjálfkrafa upp á tvo viðhaldsþætti, annan fyrir stein, járn ofl. (07.04.01) með 10 ára líftíma og hinn fyrir tréverk (07.04.02) með 4 ára líftíma. Vel má t.d. hugsa sér að þarna vanti viðhaldsflokk t.d. með lengri líftíma og er honum þá bætt við, notið plúsinn neðst á skjá.  Hann gæti t.d. fengið númerið 07.04.03.

Fyrsta þrep númerakerfsins vísar til Frágangs utanhúss og annað þrepið til málunar utanhúss. Númer þriðja þrepsins er ákveðið af notandanum.

Einnig verður notandinn að velja um það hvort flokka eigi viðhaldsflokkinn undir grunnkerfi eða notendakerfi, og verður það val útskýrt hér á eftir. Og auðvitað færir notandi inn heiti og lýsingu á viðhaldsflokknum og líftíma hans.

Nýr viðhaldsflokkur má ekki vera með sama númeri og annar sem er fyrir, nema hann sé í öðru kerfi en sá sem er fyrir (gunnkerfi eða notendakerfi).

 

  • Skipting viðhaldsáætlana í Grunnkerfi og Notendakerfi (kafli 4.4)

Vðhaldsáærlunum húsa er skipt upp í „Grunnkerfi“ og „Notendakerfi“ í þessu viðhaldskerfi. Grunnkerfið inniheldur þætti sem venjulega flokkast sem sameign allra húseigenda í samræmi við fjöleignahúsalögin.  Í Grunnkerfinu eru þættir sem allir eigendur eiga að halda við, á meðan notendakerfið nær til þátta sem oft flokkast undir séreignir eða sameign sumra.

Ef við skoðum hvernig þessi skipting væri t.d. í fjölbýlishúsi þar sem íbúðir eru í séreign þá er utanhússviðhaldið nánast allt á ábyrgð eigenda sameiginlega ásamt grunnkerfum hússins, á meðan innanhússviðhaldið er á vegum séreigna eða sameigna sumra (stigagangar) og er því líklega ekki í viðhaldskerfi húsfélagsins.

Sé húsið og íbúðirnar hins vegar í eigu eins aðila þá er allt viðhaldið á vegum hans og það þá tekið allt með í viðhaldskerfinu.

Þetta á við um aðrar gerðir húsa einnig svo sem atvinnuhúsnæði.

Eignaskipting húsa getur verið flókin og kallað á margar gerðir viðhaldsáætlana.  T.d. eina áætlun fyrir utanhússviðhald, sem er þá á vegum húsfélas hússins alls og aðra fyrir viðhald eins stigahúss, sem er fyrir eigendur þess stigahúss. 

Eins og sést þegar flett er upp á langtímaviðhaldsáætluninni þá er gert ráð fyrir að hver viðhaldsþáttur hafi sinn líftíma.  Ef notandi telur líftímann sem gert er ráð fyrir of stuttan eða of langan þá getur hann lengt eða stytt þann tíma.  Það er gert í kafla 4.4 Flokkun og líftími viðhaldsþátta.       

 

  • Magntöluskrá fyrir viðhald ársins má nota við útboð/samninga við verktaka (kafli 4.4)

Þegar ákvörðun um viðhald ársins liggur fyrir og búið að færa niðurstöður hennar inn í viðhaldskerfið, þá er orðin til magntöluskrá og hverjum viðhaldsþætti fylgir þar sjálfkrafa stöðluð verklýsing fyrir þann þátt.  Með því að aðlaga verklýsingar þessar viðhaldsverkinu er orðin til magntöluskrá með verklýsingum sem er tilbúin til notkunar við útboð á viðhaldsverkinu.

Því ferli er ekki lýst frekar hér, en vísað í notkunarleiðbeiningar BYGG-kerfisins undir „Tölvukerfi“ á heimasíðu Hannarrs www.hannarr.com , en í BYGG-kerfinu er að finna öll gögn sem þarf til samninga og til stjórnunar framkvæmdanna.

 

  • Myndir vegna viðhalds – kafli 4.5

Í þessum kafla eru tveir aðalkaflar, annar til að geyma ljósmyndir og hinn hreyfimyndir.  Myndirnir eru af atriðum sem varða viðhald hússins, bæði til að sýna viðhaldsþörf og hvernig viðhaldið er unnið.  Þetta eru myndir þar sem skipt getur máli við að sjá atriði á mynd, áður en viðhaldsframkvæmdir hefjast, meðan á framkvæmdum stendur og einnig síðar.  Hér getur verið um að ræða að sýna þörfina á viðhaldi, hvernig ákveðin atriði eru leyst eða sýna mistök við einhverja framkvæmd.

Valin er skipunin “Velja mynd” eða “Velja myndband”.  Færa má inn dagsetningu, númer og heiti á myndunum og velja síðan síðan “Browse” og náð í myndina/myndbandið og hanni/því halðið upp.  Velja má margar myndir/myndbönd með einni skipun.  Myndirnar raðast inn þannig að nýjasta myndin raðast efst.

 

AÐ SENDA MYNDIR OG MYNDBÖND INN Í BYGG-KERFIÐ ÚR SÍMANUM – (APP) –

Oft er þægilegt að geta tekið myndir við framkvæmdir á staðnum. Nú getur þú sem notandi BYGG-kerfisins gert það og sent myndirnar beint inn í kerfið.

Þú nærð þér í app sem Hannarr ehf hefur látið hanna í þeim tilgangi, hleður því inn í símann þinn og þar með getur þú tekið myndir á símann og myndbönd og hlaðið þeim inn í það verk í BYGG-kerfinu sem þú ert að vinna með.

 Hér er lýsing á því hvernig það er gert. Hér er miðað við Android síma. Lýsing á iphone síma kemur síðar.

  1.  AÐ HLAÐA NIÐUR APPINU:

Þú ferð inn í „Play Store“ á símanum þínum, smellir í innsláttarboxið (eða leitarboxið/gluggann) merkt „Google Play“. Þar færirðu inn nafnið BYGG-kerfið og þá velurðu efsta möguleikann, smellir á Install eða Setja upp. Þegar appið hefur hlaðist niður er það tilbúið til notkunar.

  2.  AÐ NOTA APPIÐ (Í FYRSTA SINN)

Nú geturðu opnað appið og ferð þá inn á Innskráningarsíðu þar sem þú skráir inn þitt notendanafn og lykilorð. Það eru aðgangsorð notandans eða aðgangsorð sem notandinn hefur stofnað til nota í þessum tilgangi.

Þá færðu upp síðu með lista yfir þau verk sem notandi hefur skráð í BYGG-kerfinu og velur þar það verk sem við á og ert þá komin/n inn á síðu sem sýnir aðgang að kaflanum Myndir en einnig að gátlistum og listum ástandsskoðunar. Þú velur þarna kaflann Myndir, en í þeim kafla eru myndbönd einnig vistuð.  Á næstu síðu færðu lista yfir þau verk sem notandi hefur skráð í kerfinu og velur þar það verk sem við á og ert þá komin/n inn í kaflann Myndir og myndbönd í því verki.Á næstu síðu færðu lista yfir þau verk sem notandi hefur skráð í kerfinu og velur þar það verk sem við á og ert þá komin/n inn í kaflann Myndir og myndbönd í því verki.

  3.  AÐ TAKA MYND OG HLAÐA HENNI INN Í VERKIÐ:

Þú sérð nú þær myndir sem eru þegar í verkinu. Næst er valin skipunin „Hlaða inn mynd“ og þá sérðu dagsetningu dagsins og átt möguleika á að gefa myndinni númer og heiti. Það er valkvætt. Einnig sérðu skipunina „Velja mynd“ og velur hana. Þá er boðið upp á að taka mynd, ná í mynd sem er þegar til í símanum og staðfesta valið. Að því gerðu er myndin komin inn í verkið og raðast þær þar eftir dagsetningum, sú nýjasta efst.

  4.  AÐ TAKA MYNDBAND OG HLAÐA ÞVÍ INN Í VERKIÐ:

Að setja myndband inn í kerfið er gert á nákvæmlega sama hátt og að setja mynd inn í kerfið að því undanskyldu að smellt er á Velja Myndband takkann og valið að setja inn myndband í stað ljósmyndar. Ef horft er á myndbandið áður en því er hlaðið niður, virkar að ýta á back takkann á símanum til að komast aftur í valið um að samþykkja að hlaða því inn.

 

  • Skýrslur og önnur gögn – kafli 4.6
Oft verða til ýmis gögn varðandi viðhald húsa svo sem úttektir á viðhaldsþörf, vottorð um verklok, tryggingarskjöl vegna viðhaldssamninga, samkomulag um aukaverk vegna viðhalds o.fl. Þessi skjöl eru vistuð í þessum kafla, ef þau eiga ekki heima á öðrum stöðum í kerfinu.
Farið er inn á undirkaflann „Skýrslur, úttektir og önnur gögn vegna viðhalds“ og valin skipunin „Browse..“, náð í skjalið og því hlaðið inn. Ná má í mörg skjöl í einu og einnig má setja við þær dagsetningu, númer ofl.
 
  • Fundir um viðhaldsmálefni – kafli 4.7
Fundi skal halda reglulega á meðan á viðhaldi stendur, nema aðilar komi sér saman um annað. Fundargerðir ritar eftirlitsmaður verkkaupa eða annar sem aðilar koma sér saman um.  Hér er boðið upp á að skrá og vista fundargerðir sem fjalla um viðhald hússins. 

Til þess að fundur geti farið skipulega fram er stuðst sé við fyrirfram ákveðnar reglur, þ.e. fundarsköp.  Fundarstjóra er falið mikið vald á fundum. Úrskurðum hans og ákvörðunum um fundarsköp má þó ætíð bera undir atkvæði fundarmanna.  Skýrar reglur takmarka þó vald fundarstjóra til að misbeit því. 

 
  • Efnisupplýsingar – kafli 4.8

Efnisupplýsingar er form til að halda utan um upplýsingar um efni sem notað er við þau viðhaldverk sem unnin eru vegna fasteignarinnar.  

Undirkaflanum er skipt niður í svæði þar sem færðar eru inn efnisupplýsingar í samræmi við heiti hvers svæðis. 
Í Reitinn “Lýsing” eru færðar nánari upplýsingar um verkið sem gagnlegar eru síðara viðhaldi hússins, svo sem um efni litanúmer  ábyrgðarskírteini ofl. sem getur gagnast við ákvarðanatöku og auðveldar vinnu við síðara viðhald byggingarinnar.   
 
 
  •  Húsbókin – viðhaldssaga hússins – kafli 4.9

Allar upplýsingar um unnin viðhaldsverk eru færðar inn í viðhaldskerfið í þennan kafla „4.8 Húsbók – Viðhaldssaga hússins“.  Þar verða til verðmætar upplýsingar sem nýtast t.d. við síðari ákvarðanir um viðhald hússins og einnig til upplýsinga við eigendaskipti þess.

 

  • Gátlistar – kafli 4.10

Í kerfinu eru gátlistar sem notaðir eru til að skrá inn ástand hússins.  Mjög mikilvægt er að ástandsskoða hús þegar tekið er við því og að það sé gert faglega.  Viðtakandi veit þá um ástand hússins á þeim tímapunkti sem getur haft áhrif á hvað hann metur það og dregur úr líkum á síðari deilum um það.

Þessir gátlistar eru bæði til fyrir utanhúss- og innanhússskoðun og skoðun á íbúðar- og atvinnuhúsnæði.     

  

App til að færa gátlista ástandsskoðunar 

Gálistana má færa á hefðbundinn hátt í kerfinu sjálfu en einnig má fylla þá út í símaappi beint inn í það verk sem við á.  Með því móti þá sleppur notandinn t.d. við pappírinn, en erfitt getur verið að skrá á pappír í mismunandi veðri svo sem í roki og rigningu.   

Þú nærð þér í app sem Hannarr ehf hefur látið hanna í þessum tilgangi, hleður því inn í símann þinn og þar með getur þú náð í gátlistann og fyllt hann út í símanum.
Hér er lýsing á því hvernig þetta er gert og er miðað við Android síma. Lýsing á því hvernig þetta er unnið með iphone síma kemur síðar.

 

1. AÐ HLAÐA NIÐUR APPINU
Þú ferð inn í „Play Store“ á símanum þínum, smellir í innsláttarboxið (eða leitarboxið/gluggann) merkt „Google Play“. Þar færirðu inn nafnið BYGG-kerfið og þá velurðu efsta möguleikann, smellir á Install eða Setja upp. Þegar appið hefur hlaðist niður er það tilbúið til notkunar.

 

2. AÐ NOTA APPIÐ (Í FYRSTA SINN)
Fyrsta síða Appsins er Innskráningarsíða þar sem þú skráir inn þitt notendanafn og lykilorð. Það eru aðgangsorð notandans (áskrifanda kerfisins) eða aðgangsorð sem notandinn hefur stofnað sjálfur til að nota í þessum tilgangi.
Á næstu síðu færðu lista yfir þau verk sem notandi hefur skráð í kerfinu og velur þar það verk sem við á og ert þá komin/n inn í verkið. Þar næst velurðu hvað þú ætlar að gera, sem getur verið að senda myndir inn í verkið, fylla út gátlista af ýmsum gerðum vegna úttektar verka eða vega gæðakerfa. Einnig geturðu hér náð þér í gátlista fyrir ástandsskoðun sem þú gerir hér og er þar um þrjár gerðir að velja.

 

3. FYLLA ÚT GÁTLISTANN OG SENDA HANN INN Í VERKIÐ:
Þegar þú ert búin/n að velja þann gátlista sem þú ætlar að nota þá birtist hann eins og hann er í verkinu í Viðhaldskerfinu á þeirri stundu. Ef það hefur verið unnið í gátlistanum áður, þá sést það og eru allar breytingar frá því á ábyrgð þess sem er nú að vinna með gátlistann.
Næst er farið yfir liði gátlistans og hakað við „Í lagi“ við þá liði sem búið er að ljúka við í samræmi við kröfur verkkaupa. 
Ekki er hakað við þá liði á þessari síðu, sem heyra undir notandann, en standast enn ekki áður nefndar kröfur og ekki er heldur hakað við liði sem ekki eiga við.
Til að vinna með þá er valin örin lengst til hægri og ert þá komin/n á síðu þar sem hakað er við „Á ekki við“ ef liðurinn á ekki við og hverfur hann þá úr listanum. Ef hann á við en er ókláraður má færa þarna inn athugasemdir og einnig er þarna færðar inn myndir með liðunum eftir því sem ástæða er til að mati notanda.
Þú bætir síðan við liðum sem vantar í gátlistann.

 

Í lok hvers kafla gátlistans má færa lengri útskýringar einstakra liða ef á þarf að halda. Og einnig í lok listans í heild.

 

 


Dæmi um hvernig best er að vinna viðhaldsáætlun


 

Notandi viðhaldskerfisins ætlar í þessu dæmi að búa sér til viðhaldsáætlun fyrir utanhússviðhald hússins síns. Húsið er steinhús, tekið í notkun árið 1962 og er 426 m2 að stærð brúttó.

Fyrsta skrefið í gerð viðhaldsáætlunar er að stofna viðhaldsverk hússins sem um ræðir. Þar næst er stofnuð langtíma viðhaldsáætlun og að lokum viðhaldsáætlun fyrir einstök ár.

Nú verður farið yfir hvernig þetta fer fram og er gengið út frá því að gerð sé í upphafi stöðluð viðhaldsáætlun til að vinna út frá, þar sem það sparar mikla vinnu og stuðlar að því að ekkert gleymist. Tekið skal fram að einnig er hægt að vinna út frá tómri áætlun, sem ekki er lýst hér.      

 

Stofna viðhaldsáætlun

  • Notandinn fer inn Viðhaldskerfið og velur skipunina „Stofna nýtt verk“. Hann skráir það nafn á verkinu sem hann ákveður og velur síðan „OK“. (Næst þegar hann fer inn í kerfið þá sér hann það verk á skjámum og önnur sem hann hefur stofnað í kerfinu og getur þá valið verk þar sem hefur verið stofnað eða stofnað nýtt verk).
  • Nú er notandinn staddur á síðu sem nefnist „Grunnupplýsingar“ og þar skráir hann grunn-upplýsingar verksins svo sem verknúmer, stutta lýsingu, nafn eiganda, fastanúmer fasteignarinnar o.s.frv. Gott er að fylla út upplýsingar þær sem fram koma í rammanum „Grunnupplýsingar“, m.a. vegna þess að þær koma síðan fram sjálfkrafa á öðrum síðum kerfisins. Þarna getur notandinn fært inn mynd af húsinu, sem kemur þá fram á skjánum þegar unnið er í viðhaldskerfi þess. Einnig má færa þarna inn ýmsar aðrar upplýsingar um húsið (verkið). Munið að vista þessar færslur með því að velja „diskettuna“ í hausnum til að festa þær inni í verkinu.

Gera langtíma viðhaldsáætlun

  • Að þessu gerðu þá velur notandinn kafla 4.2 Langtímaáætlun og velur þar „Viðhaldsáætlun (grunnkerfi og notendakerfi)“ Í reitinn Forsendur færir hann inn „viðhaldstíma hússins í árum (sjálfvalin eru 80 ár) og í reitinn Byggingu lokið dagsetningu og ár, t.d. 01-07-1962. (Gætið þess að nota þetta form). Valin er síðan diskettan í hausnum til að festa dagsetninguna inni.
  • Næst velur hann hvernig áætlun hann ætlar að útbúa og velur þar „Stöðluð viðhaldsáætlun“ og undir „Tegund framkvæmda“ velur hann „Stöðluð viðhaldsáætlun“ í flettiglugga og færir inn nafn á áætluninni og í reitinn „Heiti áætlunnar“. „Stærð“ í brúttó m2 færir hann inn og velur síðan skipunina „Útbúa áætlun“.
  • Nú er notandinn búinn að búa til Langtíma viðhaldsáætlun fyrir húsið miðað við stærð þess og gerð og staðlaðar forsendur. Á „Viðhaldslista til langs tíma“ sést hverjir viðhaldsflokkar áætlunarinnar eru og hvenær viðhald þeirra skuli fara fram, miðað við flokkun og líftíma viðhaldsþáttanna og einnig sést hvað áætlað er að viðhaldskostnaðurinn verði hvert ár líftíma hússins (80 ár). Þessi áætlun gefur ágæta hugmynd um hver viðhaldskostnaður hússins verður á meðan húsið endist og viðhaldi þess er sinnt eðlilega.

 

Grunnáætlun

  • Næsta verkefni er að aðlaga áætlunina að því húsi sem verið er að gera viðhaldsáætlun fyrir.
  • Opna þarf nákvæmu áætlunina með skipuninni „Opna grunnáætlun“ og er þá kominn inn í hana í forminu „Verkið og Byggingarlykillinn“ Þar er farið yfir þættina sem staðlaða áætlunin gerði ráð fyrir, hvort þeir eigi við og hvaða magn var áætlað fyrir hvern þeirra.
  • Hann fer inn í hvern lið áætlunarinnar sem er með upphæð í dálknum lengst til hægri „Verð alls“ og uppfærir magn þáttanna til samræmis við sitt hús.
  • Þetta er gert þannig að klikka á þríhyrninginn fremst í dálknum „Liður“ og birtast þá undirliðir þess liðar. Farið er inn í undirliðina á sama hátt og birtast þá þeir magntöluliðir sem unnið er þá með. Notandinn breytir þeim tölum sem birtast, þannig að þeir passi við hús hans og þar getur hann breytt verðunum ef hann telur ástæðu til þess. Munið að ýta á „Enter“ eftir hverja breytingu til að festa breytinguna i útreikningnum.    
  • Til að bæta þáttum við áætlunina, sem finna má í verðbankanum, þá er það gert með því að færa inn magn í dálkinn „Magn“ og bætist hann þá við áætlunina. Á sama hátt má fella niður þætti með því að fjarlægja magntölu þess þáttar.
  • Í þessu dæmi er notandinn að áætla viðhaldskostnað fyrir hús sem er orðið 36 ára. Það er því frekar ólíklegt að það viðhald sem ákveðið er að framkvæma á árinu 2018 passi við áætlunina upp á ár. Því þarf líklega að flytja til einhverja þætti þannig að þeir lendi á því ári sem ákveðið er að vinna viðhaldið á.

Í þessu dæmi gerum við ráð fyrir að eigendurnir hafi ákveðið að gera við múr hússins að utan og mála það á árinu 2018. Þá færir notandinn ártalið 2018 í dálkinn „Næst gert“ fyrir þá þætti. Við það flyst viðhald þeirra yfir á það ár og framhaldið breytist í framhaldinu í sama takti, fyrir sömu þætti.

 

Viðhaldsáætlun ársins

  • Þegar notandinn vinnur viðhaldsáætlun fyrir árið þá fer hann inn kafla 4.2 Langtíma-viðhaldsáætlun og velur þar viðkomandi ár í reitnum „Veldu ár“, í þessu dæmi árið 2018. Valin er skipunin „Opna (2018) áæltun“ og er notandinn þar með kominn inn í ársáætlunina fyrir árið 2018 með áður nefndri breytingu, sem búið var að ákveða.
  • Þar sem hann ætlar að gera viðhaldsáætlun fyrir utanhússviðhald hússins eingöngu og fyrir utan þak, þá byrjar hann á að eyða þeim flokkum sem ekki eiga við. Það gerir hann þannig að velja flokkinn og síðan skipunina „Eyða flokknum“ sem er neðst á skjánum. Hann eyðir í þessu dæmi öllum flokkunum nema Almennt og Frágangi utanhúss. Þetta flýtir oftast fyrir áætlanagerðinni (reyndar ekki í þessu dæmi).
  • Eins og í grunnáætluninni má gera breytingar og eru þær gerðar á sama hátt og þar er lýst.
  • Nokkrir magntöluþættir í Almenna kaflanum eru reiknaðir sem álag á aðra magntöluliði og til að breyta þeim þáttum þarf að fjarlægja prósentu þeirra. Eftir það þá má breyta þeim á sama hátt og öðrum magntöluþáttum.  Prósentutalan birtist lengst til hægri í magntöluþættinum.
  • Í ársáætluninni getur þú nú unnið og gert allar þær breytingar sem þú vilt án þess að það hafi áhrif á langtímaáætlunina, fellt niður þætti, breytt þáttum, bætt við þáttum o.s.frv.

 

Annað

  • Áætlunin er prentuð út með því að velja PDF merkið í hausnum, með grænu kúlunni og má prenta hana sem kostnaðaráætlun, tilboð eða útboð. Einnig má prenta út verklýsingar liðanna, en þær fylgja þeim þáttum sem valdir eru. Það þarf að vinna þær í kerfinu ef á að nota þær sem hluta af útboðsgögnum eða verksamningi og er það gert í Grunnáætluninni eða í Ársáætluninni.

Að öðru leyti er hér vísað á notendaleiðbeiningar viðhaldskerfisins.

 

 



Hér má lesa greinargerð um viðhald bygginga:  Hugsað um húsið